Meer betrokkenheid bij je vrijwilligers? Zo is het 5x raak!

Een pool met betrokken vrijwilligers is enorm waardevol voor de voortgang van jullie missie en het goede werk in de gemeenschap. Maar veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze die betrokkenheid van hun vrijwilligers kunnen vergroten. We willen graag daarbij helpen.

Wanneer je vrijwilligers betrokken zijn en ze zich gewaardeerd voelen, is de kans groter dat ze vrijwilliger blijven en enthousiast zijn over jullie organisatie. Dat is natuurlijk mooie – en vaak ook effectieve – reclame voor jullie organisatie, die ook de werving van nieuwe vrijwilligers ten goede komt.

Hier zijn 5 belangrijke maar eenvoudige strategieën die u kunt volgen om de betrokkenheid van vrijwilligers te verbeteren.

1. Stimuleer de juiste cultuur

Maak bewuste keuzes als het gaat over de cultuur van jullie vrijwilligersprogramma. Idealiter, ga je voor een warme, inclusieve, ondersteunende cultuur. Wanneer jullie vrijwilligers zich welkom voelen, ervaren dat ze geaccepteerd worden en zichzelf mogen zijn, en zich gesteund weten, is de kans groter dat ze een stapje extra zetten bij hun activiteiten. 

Zorg dat de waarden en missie van jullie organisatie terugkomen in jullie beleid en manier van aansturing. Een positieve impact begint vanbinnen!

Maak duidelijk aan je vrijwilligers wat de echte impact is van hun inzet. Laat zien hoe jullie als team dichter bij de gemeenschappelijke doelen komen. Wees open en transparant over de doelen van het programma en wat jullie allemaal doen om die te bereiken. Zorg dus, dat je niet alleen focust op hun specifieke bijdragen. Het is goed om een beeld te schetsen van het grotere plaatje en daarna uit te leggen hoe hun werk helpt het overkoepelende doel te bereiken.

2. Wees flexibel en zorg voor mogelijkheden op maat

Moeten we echt benadrukken hoe belangrijk jullie vrijwilligers zijn voor jullie organisatie? Waar anderen misschien een financiële bijdrage leveren, doneren je vrijwilligers hun tijd. Maak het dus makkelijk om dit te doen. Zorg dat klussen flexibel ingepland kunnen worden, zodat ze makkelijk passen in hun drukke agenda’s.

Elke vrijwilliger brengt unieke kwaliteiten met zich mee. Bied hen verschillende mogelijkheden aan, zodat alle vrijwilligers bij kunnen dragen op een manier die bij hen past. Leer je vrijwilligers beter kennen; ontdek waar hun interesses en vaardigheden liggen. Na verloop van tijd kun je zo op maat gemaakte mogelijkheden aanbieden.

Dit kan goed met enquêtes en persoonlijke gesprekken – zo ontdek je geleidelijk hoe elke vrijwilliger denkt het best bij te kunnen dragen aan de doelen van je organisatie. Het is ook een kans om te kijken naar welke onderdelen van jullie organisatie het meest aantrekkelijk zijn voor de vrijwilliger. Al deze informatie kun je gebruiken om taken op maat aan te bieden.

3. Bied training, hulpmiddelen en ondersteuning

Net als betaalde krachten, moeten vrijwilligers goed ingewerkt worden met een solide onboardingproces.

• Zorg dat het takenpakket voor de vrijwilliger helder is. Ze moeten precies weten wat ze gaan doen en op welke steun ze kunnen rekenen.
• Stel hen voor aan alle andere teamleden.
• Zorg dat ze een contactpersoon hebben die ze kunnen benaderen met vragen. En onthoud dat de training en het leren niet stoppen na het einde van de introductiebijeenkomst!  

Enige tijd na de onboarding is het zaak om persoonlijk contact op te nemen met elke vrijwilliger. Niet iedereen stelt makkelijk vragen. Anderen denken misschien dat het minder belangrijk is. Door zelf contact op te nemen, kun je peilen hoe het met de vrijwilliger gaat, of die vragen heeft en misschien tegen problemen aanloopt.  

Leg belangrijke informatie voor de vrijwilligers vast in een makkelijk bereikbaar document. Dit hebben ze nodig, zodat ze het op elk moment op hun gemak terug kunnen lezen. Dit kan op een gedeelde pagina, op jullie intranet of op de website.

Het wordt met de dag eenvoudiger om een website voor leden of vrijwilligers te bouwen. Daarmee heb je een mooie plek om alle nuttige informatie te bewaren. Op die site kun je zaken beschikbaar maken zoals een vrijwilligershandboek, werkroosters, contactgegevens – alles wat je vrijwilligers kunnen gebruiken. Mocht het geld of de tijd ontbreken om zelf een website te bouwen, kun je ook je Deedmob-organisatiepagina gebruiken als portal voor het beheer van je vrijwilligers. hier lees je hoe je een mooie organisatiepagina creëert.

4. Zorg voor veel communicatie en feedback om de betrokkenheid van vrijwilligers te stimuleren

Er moeten duidelijke communicatielijnen zijn tussen de programmaleiders en de vrijwilligers, en andersom.

• Voor jullie is het belangrijk om gemakkelijk nieuws te kunnen delen en je vrijwilligers willen makkelijk contact kunnen opnemen bij vragen of opmerkingen.
• Vanuit jullie organisatie kun je ook denken aan regelmatige nieuwsbrieven. Vooral voor grote teams kan dit een goed middel zijn.
• Communicatie tussen vrijwilligers is ook belangrijk: het draagt bij aan een sterker gemeenschapsgevoel en de teamspirit. Het maakt het ook veel eenvoudiger om grotere taken te coördineren en op te knippen.

Er zijn allerlei mogelijkheden om met jullie teamleden te communiceren, dus vind de manier die het best werkt voor jullie. Voor de vragen van je vrijwilligers kunnen jullie een stevige portal bouwen, maar met een Facebook-pagina of een groepschat kom je er ook. Zorg gewoon dat iedereen weet waar het kanaal is en hoe het gebruikt wordt.

Regelmatige enquêtes en persoonlijke gesprekken zijn goede manieren om in contact te blijven met jullie vrijwilligers. Neem hun feedback serieus. Reserveer tijd om de reacties van je vrijwilligers tot je te nemen, te onderzoeken of je bepaalde trends ziet en waar nodig met individuen opvolging te geven.

5. Geef je vrijwilligers de waardering die ze verdienen

Waardering uiten hoort een vaste component van jullie programma te zijn. Doe altijd iets extra om jullie waardering tijdens en na projecten te laten blijken. Als iemand in een recent project echt hard heeft gewerkt, moet je hen ook laten weten dat je dat hebt gezien en waardeert.  

Een speciaal geschenk, een evenement dat een boost geeft aan jullie gemeenschap, of gewoon een – elektronisch of papieren – bedankje. Om te zorgen dat die dingen echt indruk maken, moeten ze bewust gebeuren en een terugkerend onderdeel van jullie programma zijn.

Als organisatie kunnen jullie je waardering op allerlei manieren laten blijken aan je vrijwilligers. Je kunt een evenement organiseren, maar ook een van de volgende dingen doen:

• Al eens gedacht aan een spelletjesavond? Een bordspel zoals Codenames kun je face-to-face, maar ook online spelen.
• Organiseer een pubquiz.
• Je kunt awards in het leven roepen, om buitengewoon goed presterende vrijwilligers te belonen.
• Een presentatie van een interessante gastspreker kan ook motiverend zijn: jullie eigen Ted-talk!
• Een informeel sociaal evenement. Je kunt een agenda maken met geplande onderdelen, maar ook ruimte laten voor een los samenzijn.

Hier vind je meer ideeën voor manieren om jullie waardering te laten blijken aan de vrijwilligers.

___________________________________________

Met een bevlogen vrijwilligersgroep worden jullie doelen makkelijker bereikt. En de uitvoering wordt er alleen maar leuker op!

Met de bovenstaande vijf strategieën voor het vergroten van de betrokkenheid van jullie vrijwilligers, gaat dat vast lukken.

Niet alleen zetten betrokken vrijwilligers zich harder in voor jullie doel, ze maken ook mond-op-mond-reclame voor jullie organisatie en vereenvoudigen de werving van nieuwe mensen.

‍