Organiseer een gedenkwaardig evenement als vrijwilligersorganisatie in 3 stappen

Stel je voor: Jouw vrijwilligersorganisatie organiseert een benefietdiner waarin je je vrijwilligersbedankt om het jaar af te sluiten. De avond verloopt vlekkeloos en iedereen heeft het naar zijn zin. Een paar weken later neem je contact op met de aanwezigen om te kijken of ze op meer manieren betrokken willen raken bij je organisatie. 

Terwijl je aan het bellen of mailen bent, begint je iets op te vallen. Wanneer je vraagt hoe je vrijwilligers het event vonden, krijg je antwoorden als: “Ja, dat was leuk”, of “Het was oké!”. Soms moet je zelf mensen herinneren dat ze er uberhaupt aanwezig waren. 

Al met al krijg je soms niet de reactie waar je op hoopte. Dus, de vraag is, hoe kan je dit in de toekomst voorkomen? Tijd om een gedenkwaardig event te organiseren die een blijvende indruk achterlaat bij jouw community! 

Het begint allemaal met het scherpstellen van je voorbereidingsstrategie. In deze korte handleiding geven we je een aantal voorbereidingstips zodat je altijd een goed event organiseert. Laten we om te beginnen even inzoomen op de voordelen van het organiseren van een goed event voor jouw maatschappelijke organisatie. 

De voordelen van goed georganiseerde events 

Volgnes CharityBids handleiding voor het plannen van non-profit evenementen, “zijn evenementen niet zozeer een afsluiting van een campagne of een eenmalige viering, maar een middel om kansen te benutten." Daarom is het belangrijk dat je evenementen plant die je vrijwilligers en community biblijven, zodat je optimaal gebruik kunt maken van de kansen die deze speciale gelegenheden bieden.  

Gedenkwaardige event hebben veel voordelen:

• Ze vergroten de zichtbaarheid van je missie
• Ze helpen je een relatie met je community op te bouwen 
• Ze bieden mogelijkheden voor meer vrijwilligerswerk 
• Ze helpen je een positief imago op te bouwen
• Ze versterken je lokale community 
• Ze kunnen zorgen voor meer donaties!

Wanneer je organisatie zich bewust is van deze voordelen, heb je beter zicht op wat écht belangrijk is bij de organisatie van een event. In plaats van dat je organisatie zich blind staart op de details, kun je evenementen zien als deel van een holistische strategie om jouw missie uit te dragen en je vrijwilligers in hun kracht te zetten.  

Laten we nu eens duiken in een paar tips voor het plannen van een gedenkwaardig event!

Tip #1: Stel een evenementenplanningscommissie aan. 

Begin het proces met de aanstelling van een commissie die de organisatie op zich neemt. Daar verschillende taken te delegeren over en door de leden van de commissie zijn alle honken bezet wanneer een groot evenement zich aandient. 

Dit zijn een aantal typische rollen in een commissie: 

• Voorzitter van de commissie: De voorzitter stuurt de commissie aan en ziet erop toe dat alle commissieleden hun taken goed uitvoeren. Daarnaast zorgt hij/zij ervoor dat alle activiteiten bijdragen aan het grotere geheel en het doel van je organisatie; 
• Event architect: De architect zorgt voor alle details van het evenement, zoals bijvoorbeeld het regelen van een locatie, catering, entertainment en decor; 
• Sponsorcoördinator: Deze persoon is verantwoordelijk voor de relaties met bedrijven of overheden die je event kunnen sponsoren. Zodra een bedrijf akkoord gaat met het sponsoren van je event, ziet de coördinator erop toe dat het bedrijf ook de beloofde voordelen terugkrijgt; 
• Vrijwilligerscoördinator: Je vrijwilligerscoördinator is veranwoordelijk voor het recruteren, trainen en managen van vrijwilligers voor, tijdens en na het event; 
• Communicatiemanager: Deze specialist is hoofdverantwoordelijk voor alle eventmarketing en brengt de media op de hoogte brengen van het evenement, indien nodig. 
• Veiling Coördinator: Mocht je op je event een veiling organiseren, heb je een goed uitgedachte catalogus met kavels nodig waarop de aanwezigen (virtueel of live) kunnen bieden. Het vinden en verzamelen van gedoneerde kavels kost soms veel tijd, dus een dedicated positie in je commissie is dan broodnodig om ervoor te zorgen dat dit aspect van je event goed georganiseerd is. 

Wanneer je commissie is gevormd, kan je commissie aan de slag met het bestuur van je maatschappelijke organisatie om de doelen, budgettering en tijdlijn kort te sluiten. Dit zorgt ervoor dat je volledige organisatie op dezelfde golflengte zit voor je event. 

Tip #2: Zorg voor de juiste details. 

Vergelijk het met het neerzetten van dominostenen: het perfectioneren van de details van je event leidt tot de beste uitvoering van alle activiteiten op de grote dag. Dus, zorg ervoor dat je het team voldoende tijd geeft om alle facetten goed voor te bereiden. 

Hier zijn een aantal voorbeelden van details waar je team misschien extra aandacht aan wil besteden: 

• Locatie: Je locatie moet goed aansluiten bij het event dat je plant. Bijvoorbeeld, een concertlocatie moet goede akoestiek hebben, terwijl een park waar je misschien een fun run organiseert groot genoeg moet zijn voor een goede route. Wanneer je kijkt naar verschillende locaties, bedenk dan hoe goed de ruimte het event tot zijn recht laat komen en let op zaken als parkeermogelijkheden en de toiletvoorzieningen. 
• Cateringmenu: Houd rekening met de dieetwensen van de aanwezigen wanneer je de catering voor een event regelt. Je menu moet op zijn minst wat allergievriendelijke opties bieden, zodat iedereen van het eten kan genieten. Als je alcoholische versnaperingen serveert, zorg er dan ook voor dat je niet-alcoholische opties aanbiedt. 
• Strategie voor fondsenwerving: Bereid voor hoe je geld of goederen wil ophalen tijdens het event, indien toepasbaar. Bijvoorbeeld, je kunt een veiling organiseren, of een loterij. Je kunt bijvoorbeeld ook je bestuursleden laten roteren tijdens het event om persoonlijke vragen te beantwoorden en om voorwerpen/donaties te vragen. Een goede s trategie is cruciaal voor de uitkomst van je event!
• Technologie: Het laatste wat je wil op de dag van je event is dat alles in de soep loopt door technische problemen. Zorg ervoor dat je bekend bent met de technologie waarvan je afhankelijk bent tijdens het event, waaronder je donatieformulier, je vrijwilligersplatform, en - voor virtuele of hybride events - je livestream tools. Helaas laat technologie ons nog té vaak in de steek - behalve Deedmob natuurlijk ;) -, dus zorgt ervoor dat je een plan B klaar hebt staan. Je reserveplan zou je genoeg tijd moeten even om de problemen op te lossen en alles weer op de rit te krijgen. Zo zorg je ondanks wat opstartproblemen voor een topevent. 
• Follow-up strategie: Nog belangrijker dan slechts mensen aanwezig laten zijn op het event is het activeren en inspireren van de aanwezigen, zodat ze bij jouw organisatie betrokken blijven. Houd rekening met iedereen. Bereid voor hoe je aanwezigen en sponsoren wil bedanken voor hun deelname, hoe je vrijwilligers kunt behouden, en hoe je het momentum van het event kunt gebruiken om je toekomstige campagnes of events te boosten. Hoe sterker en persoonlijker je een relatie kunt bouwen met vrijwilligers en supporters, des te beter is dit voor je organisatie. In het bijzonder is vrijwilligerswaardering belangrijk. Ze geven niet alleen hun tijd en energie voor jouw doelen, maar ze kunnen soms ook de grootste boegbeelden van je organisatie zijn. Zorg ervoor dat je organisatie zijn dankbaarheid toont op meerdere manieren buiten een “bedankt berichtje” (alhoewel dat al een goede start is!). Denk bijvoorbeeld aan de opzet van een erkenningsprogramma om de inzet van je vrijwilligers in de spotlights te zetten.

Hoewel al deze details belangrijk zijn, is het gemakkelijk om er te veel tijd aan kwijt te zijn, in het bijzonder wanneer je bezig bent met het perfectioneren van de voorbereidingsstrategie. Zorg ervoor dat je de grotere doelen in je achterhoofd houd en onthoud de echte reden vwaarom je een event organiseert: contact met je community!

Tip #3: Promoot het evenement. 

Je kunt al weken of zelfs maanden van tevoren een geweldige impressie maken op je aanwezigen - door je marketing! 🙂

Zodra je de promotiecampagne begint moet je ervoor zorgen dat je niet alleen mensen enthousiasmeert om zich in te schrijven en het event in hun kalender te zetten, maar dat je ook daadwerkelijk nieuwsgierigheid en opwinding opwekt. Daardoor kun je op het event je slag slaan! 

De beste manier om je marketing te starten is met het segmenteren van je doelgroep. Dit houdt in dat je jouw community indeelt in verschillende groepen, gebaseerd op hun overeenkomsten of verschillen. Daarna kun je specifieke marketingkanalen en middelen gebruiken voor iedere groep. Voor een goed voorbeeld kun je bijvoorbeeld kijken hoe de Orde van Malta social media inzet om vrijwilligers aan te trekken!

U zou bijvoorbeeld uw publiek kunnen segmenteren op basis van communicatievoorkeur, waarbij u opmerkt dat sommige van uw donateurs liever communicatie via e-mail ontvangen en andere liever direct mail. U kunt dan een e-mailstroom creëren voor de ene groep en reclamefolders versturen voor de andere groep.

Bij het promoten van je event moet je niet vergeten andere manieren om betrokken te raken ook te promoten. Je kunt bijvoorbeeld "event-specifieke vacatures" plaatsen voor verschillende vrijwilligersposities waardoor je de tijd hebt om voldoende vrijwilligers aan te trekken en ze voor te bereiden. 

Om interesse en verdere ondersteuning te behouden moet elk event dat jouw vrijwilligersorganisatie neerzet memorabel zijn. Optimaliseer je voorbereidingsstrategie met deze tips zodat je alle vruchten kunt plukken van iedereen die geïnspireerd is om bij te dragen aan je doel. 

Eventueel kun je ook je event planning outsourcen, waarvoor ontzettend veel goede partners zijn te vinden. Het juiste team kan je helpen om jouw visie tot leven te wekken, waardoor je alleen maar met de ideeën hoeft te komen! 

‍