Vrijwilligers op de hoogte houden via je website: 7 tips

Websites voor non-profitorganisaties zijn effectieve, maar onderbenutte hulpmiddelen voor het opbouwen en onderhouden van vrijwilligersrelaties. Welke andere bron biedt immers informatie over de missie, inschrijfformulieren voor vrijwilligers, updates van blogberichten en andere boeiende inhoud, allemaal op één plek? 

Vrijwilligers willen op de hoogte blijven van de doelen, prioriteiten en projecten van je non-profit zodat ze zich echte partners voelen in het bereiken van je missie. In deze gids vind je tips om je website te gebruiken om vrijwilligers op de hoogte te houden en te betrekken bij je werk: 

1. Creëer persona's voor het publiek.
2. Bied interactieve vrijwilligersprofielen aan. 
3. Ontwikkel een schema voor blogposts.
4. Zorg voor realtime projectupdates. 
5. Houd je evenementenkalender up-to-date. 
6. Bied virtuele trainingsmogelijkheden. 
7. Vraag vrijwilligers om feedback. 

Je website kan vrijwilligers in staat stellen meer te weten te komen over je missie en huidige activiteiten, waardoor hun betrokkenheid bij je doel toeneemt. Dit kan het behoud van vrijwilligers stimuleren, wat leidt tot een meer betrokken en gepassioneerde groep vrijwilligers. 

1. Creëer persona's voor het publiek.

Publiekspersona's zijn fictieve weergaven van verschillende publieksgroepen binnen je vrijwilligersbestand. In plaats van gepersonaliseerde content te maken voor elke individuele vrijwilliger, kun je content op maat maken voor elke persona. Dit bespaart tijd en biedt toch de gepersonaliseerde ervaring waar vrijwilligers naar op zoek zijn.

Hier zijn een paar voorbeelden van verschillende persona's die je zou kunnen creëren en manieren om je website te gebruiken om elke groep te bereiken:

• Als je meer studentenvrijwilligers wilt aantrekken, neem dan een voorbeeld aan de beste universiteitswebsites. Jongere vrijwilligers waarderen mobiel-vriendelijke content, gedurfde en inclusieve beelden en interactieve content, zoals tijdlijnen of interactieve video's. 
• Als je ervaren vrijwilligers wilt werven, markeer dan vrijwilligerswerk waarvoor een hoger vaardigheidsniveau vereist is met een speciale markering op je online vrijwilligerskalender. Markeer alle trainingen die je aanbiedt om vrijwilligers te helpen hun vaardigheden op een hoger niveau te brengen zodat ze kunnen deelnemen aan vrijwilligerswerk. 
• Als je prioriteit geeft aan vrijwilligerswerk door bedrijven, raadt Getting Attention aan om op een bredere manier samen te werken met bedrijven. Bedrijven die met jou samenwerken, kunnen samen met jouw organisatie vrijwilligersevenementen organiseren voor hun werknemers.

Ontwikkel drie tot vijf unieke persona's voor je non-profit op basis van het publiek dat je probeert te bereiken. Beantwoord deze vragen terwijl je inhoud ontwikkelt die is afgestemd op elke persona: "Wat willen deze vrijwilligers op dit moment weten en hoe kunnen we onze website zo aanpassen dat het gebruikersgedrag gestroomlijnd wordt?" Op basis daarvan kun je bepalen welke soorten oproepen tot actie (CTA's), blogcontent en interactieve content je moet ontwikkelen die aanslaat bij elk publiek. 

2. Bied interactieve vrijwilligersprofielen aan. 

Geef vrijwilligers de mogelijkheid om profielen aan te maken op de website van je non-profit organisatie of via een vrijwilligersbeheerplatform voor leden, waar ze toegang hebben tot een dashboard met belangrijke details over hun vrijwilligerswerk. Je dashboards moeten informatie geven over 

• Komende diensten
• Shiftverslagen uit het verleden
• De persoonlijke, cumulatieve impact van elke vrijwilliger na verloop van tijd
• Verbindingen tussen vrijwilligers (zoals mentor- of buddypartnerschappen, vrijwilligers van dezelfde werkplek, enz.) 

Met een dashboard kunnen vrijwilligers op de hoogte blijven van hun persoonlijke impact op je missie en herinneringen ontvangen over hun komende verplichtingen. 

Een dashboard is ook een geweldige manier om een vrijwilligerscommunity op te bouwen omdat vrijwilligers het platform kunnen gebruiken om berichten van je organisatie te lezen of met elkaar in contact te komen.

3. Ontwikkel een schema voor blogposts.

Volgens Kanopi's gids voor contentmarketing voor de gezondheidszorg is de actualiteit van content essentieel om je publiek op de hoogte te houden van recent nieuws en updates met betrekking tot de missie van je organisatie. 

Een bijgewerkte blogrol verhoogt de geloofwaardigheid en laat je publiek zien dat je organisatie de vinger aan de pols houdt van het laatste nieuws in je vakgebied.

Ontwikkel een consistent publicatieschema en houd je hieraan om vrijwilligers dagelijks op de hoogte te houden. Je kunt bijvoorbeeld plannen om je blog minstens één keer per week bij te werken. Je kunt ook plannen om berichten te plaatsen na speciale evenementen of grote vrijwilligerskansen, zoals je jaarlijkse voedselinzameling in blik of strandopruiming. 

4. Real-time projectupdates geven. 

Gebruik je website niet alleen voor langere blogposts, maar ook voor tijdige updates over lopende projecten. Geef gegevens en infografieken die de echte waarde van vrijwilligerswerk laten zien, zoals: 

• Een bijgewerkte voortgangsbalk die laat zien hoe lang je non-profit nog te gaan heeft om een groot project met hulp van vrijwilligers te voltooien
• Een interactieve kaart die de omvang van het vrijwilligerswerk weergeeft
• Een interactieve tijdlijn met de verschillende fasen van je huidige project
• Een ingebouwde social media-feed met projectupdates en door gebruikers gegenereerde inhoud van vrijwilligers zelf
• Een calculator waarmee vrijwilligers kunnen zien wat een bepaald aantal gewerkte uren zou opleveren voor jouw missie (bijv. 10 gewerkte uren levert 150 maaltijden op voor een voedselkeuken).

Met realtime updates kunnen vrijwilligers een vrijwilligersplek verlaten en onmiddellijk de impact van hun werk bekijken. Dit draagt bij aan een groter gevoel van voldoening en betekenis van vrijwilligerswerk. 

5. Houd je evenementenkalender up-to-date. 

Veel van je vrijwilligers hebben andere werk-, school- of familieverplichtingen die hun agenda's vol houden. Door een bijgewerkte evenementenkalender op je website te zetten, kun je vrijwilligers helpen om de juiste mogelijkheden te vinden die in hun agenda passen. 

Zorg ervoor dat de evenementenkalender op je website de volgende informatie bevat voor elke vrijwilligersmogelijkheid: 

• Datum en tijd
• Locatie
• Vereiste vaardigheden
• Rij-/parkeerinstructies
• Contactgegevens van de medewerker van uw non-profit die de gelegenheid zal leiden

Kijk bijvoorbeeld eens naar de online kalender van United Way of Greater Atlanta:

Alt: United Way of Atlanta online kalender voor februari 2024

Op de kalender staan mogelijkheden voor vrijwilligerswerk en andere evenementen, samen met logistieke informatie zoals het tijdstip, de locatie en het aantal openstaande vrijwilligersposities. 

Kijk voor meer ideeën om je te helpen bij het ontwerpen van je online kalender eens naar een aantal van de beste non-profit websites. Merk op hoe elke kalender de unieke branding van de non-profit bevat, samen met essentiële vrijwilligersinformatie om een waardevolle digitale bron voor supporters te bieden. 

6. Bied virtuele trainingsmogelijkheden. 

Vrijwilligers die een bekwame functie willen bekleden of hun training willen verbeteren, hebben baat bij online trainingsmateriaal via de website van je non-profit organisatie. Bied toegang tot gratis trainingsbronnen zoals: 

• Educatieve video's en webinars
• Quizzen
• Downloadbare bronnen, zoals handboeken of ultieme gidsen 

Beloon vrijwilligers die een bepaalde hoeveelheid extra training hebben gevolgd met gevorderde vrijwilligersrollen of functies waarin ze leiding kunnen geven aan andere vrijwilligers. 

7. Vraag vrijwilligers om feedback.

Feedback vragen aan vrijwilligers is een win-winsituatie voor hen en je non-profit. Zij krijgen de kans om hun stem te laten horen en jouw organisatie kan profiteren van de waardevolle inzichten die vrijwilligers inbrengen. 

Bied polls of enquêtes aan op je website om feedback van vrijwilligers te verzamelen over de inspanningen van je organisatie om hen op de hoogte te houden. Stel open vragen zoals:

• Hoe vaak lees je onze blog? Wat zou ervoor zorgen dat je onze blog vaker leest?
• Vind je dat onze blog je goed op de hoogte houdt van de activiteiten van onze non-profit? Waarom wel of niet?
• Is onze evenementenkalender voor vrijwilligers makkelijk te gebruiken? Heb je aanbevelingen om het formaat van onze evenementenkalender te verbeteren?
• Heb je ooit ons online trainingsmateriaal gebruikt? Had u een positieve gebruikerservaring? Waarom wel of niet? 
• Voel jij je een deel van onze vrijwilligersgemeenschap? Wat kunnen we doen om het gemeenschapsgevoel binnen onze organisatie te versterken?

Laat jewaardering blijken voor vrijwilligers die de enquête hebben ingevuld door een follow-up bedankmail te sturen. Herhaal gemeenschappelijke punten van feedback die je hebt ontvangen en schets je plannen om de input van vrijwilligers te gebruiken om je strategieën voor vrijwilligersmanagement aan te passen. Je zou bijvoorbeeld meer sociale evenementen voor vrijwilligers kunnen plannen als veel supporters interesse hebben getoond in het vormen van een diepere band met hun collega-vrijwilligers. 

Vrijwilligers zijn een essentieel onderdeel van het team van je non-profit organisatie en je website moet dat weerspiegelen. Houd ze op de hoogte van je laatste voortgangsupdates, prestaties en uitdagingen om vertrouwen en betrokkenheid te kweken. 

‍