4 tips voor effectieve, gepersonaliseerde communicatie met je vrijwilligers

Betrokken vrijwilligers die zich langdurig inzetten: de droom van elke vrijwilligerscentrale. En je weet inmiddels dat dit mogelijk is, onder meer door regelmatig met hen te communiceren. Maar doe dit vooral niet met een standaardaanpak. Om te zorgen voor echt engagement, is het beter om jullie communicatie met vrijwilligers zoveel mogelijk te personaliseren.  

Op de agenda’s van je vrijwilligers schreeuwen allerlei taken om aandacht – net zo goed als bij jou. Door gepersonaliseerde berichten te versturen, prikkel je hen om meer belang te hechten aan hun vrijwilligerswerk. Je motiveert je lezers om zich eerder aan te melden voor nieuwe mogelijkheden in de gemeenschap. En met gepersonaliseerde communicatie stuur je tegelijk de boodschap dat jullie je vrijwilligers als unieke individuen zien, in plaats van een homogene massa. Dat doet de naam en reputatie van jullie vrijwilligerscentrale alleen maar goed, zodat het ook mogelijk wordt om meer vrijwilligers te werven.

Dus hoe doe je dat, effectieve, gepersonaliseerde berichten verzenden? We delen vier tips om jullie communicatie te personaliseren.  

1. Segmenteer je vrijwilligers

Hoe verstuur je op maat gemaakte berichten aan zoveel mogelijk individuele vrijwilligers en houd je de boel tegelijk ook efficiënt? Experimenteer eens met segmentering. Segmentering slaat op het proces waarbij je een grote groep – bijvoorbeeld alle vrijwilligers in het bestand van jullie organisatie – op basis van gedeelde eigenschappen indeelt in kleinere groepen. Je kunt je vrijwilligers categoriseren op basis van verschillende eigenschappen. Enkele voorbeelden:  

• Ervaring: Vrijwilligers kunnen worden ingedeeld aan de hand van het aantal jaar dat ze al met jullie vrijwilligerscentrale en partnerorganisaties werken. Het ligt ook voor de hand om dit te doen. Immers, de boodschappen voor je trouwe vrijwilligers die al jaren bij één organisatie werken, verschillen inhoudelijk waarschijnlijk flink van de informatie die je deelt met iemand die net begint met vrijwilligerswerk.  
• Interessegebied: Je vrijwilligers hebben allemaal verschillende achtergronden en vaardigheden. Als gevolg zullen hun interesses uitgaan naar verschillende soorten vrijwilligerswerk. Door vrijwilligers te segmenteren op basis van hun interessegebied – of het nu gaat om werken met ouderen of iets doen voor het milieu – zorg je ervoor dat ze relevante mogelijkheden aangeboden krijgen die aansluiten bij hun interesses. De kans dat ze terugkomen wordt daarmee ook groter.  
• Beschikbaarheid: Natuurlijk hebben je vrijwilligers allerlei andere bezigheden waarmee je als vrijwilligerscentrale ook rekening moet houden. En omdat vacatures eveneens vaak gekoppeld zijn aan bepaalde tijden, zorg je er met segmentering voor dat vrijwilligers alleen vacatures krijgen aangeboden die passen in hun agenda. 

Met segmentering wordt personalisering zelfs voor de grootste vrijwilligerscentrales mogelijk. Nee, je kunt niet elke boodschap aanpassen aan elke individuele vrijwilliger, maar je kunt je berichten wel goed afstemmen op groepen vrijwilligers met overeenkomsten.  

Als je het platform van Deedmob gebruikt, kijk dan eens naar de Vrijwilligerspool. Deedmob's vrijwilligerspool koppelt vrijwilligers met de juiste ervaring, interesses en beschikbaarheid aan mogelijkheden met overeenkomende specificaties.

2. Voorkeursmethoden voor communicatie gebruiken

De een houdt van korte, heldere boodschappen via sms of WhatsApp, de ander houdt liever een brief vast om nog eens rustig na te lezen. Wanneer je gebruikmaakt van de favoriete communicatiemethode van je vrijwilligers, komt de boodschap veel beter aan.  

Hoe begin je? Kijk eerst naar welke communicatiekanalen jullie vrijwilligerscentrale allemaal ter beschikking heeft. Het is goed om verschillende kanalen te hebben, zodat jullie VWC zo veel mogelijk (potentiële) vrijwilligers kan bereiken. Een greep uit de mogelijkheden:  

• E-mail
• Telefoonoproepen
• Sms, WhatsApp en andere chat-apps
• Sociale media
• Gedrukt materiaal (flyers, brochures, posters, enz.)
• Radio 
• TV 
• Website 

Zodra je een overzicht hebt van alle beschikbare manieren van communiceren, kun je een enquête opstellen en verzenden naar alle namen in je vrijwilligersbestand. Vraag hen welk kanaal zij het liefst en meest regelmatig gebruiken. Deze informatie sla je op in jullie database. Vervolgens gebruik je die, gekoppeld aan je segmenteringsstrategie, om ervoor te zorgen dat je de juiste subgroep via het juiste kanaal aanspreekt. Op een Deedmob-platform kun je vanaf de organisatiepagina eenvoudig vragenlijsten en webformulieren aanmaken, bewaren en hergebruiken. Je bewaart al jullie gegevens op één plek en koppelt het juiste formulier aan de passende mogelijkheid. Zo haal je het meeste uit jullie communicatie.

Hoe doe je zoiets nu in de praktijk? We delen een voorbeeld. Stel, jullie vrijwilligerscentrale heeft onderzoek gedaan onder jullie vrijwilligers, waaruit duidelijk werd dat de helft graag berichten ontvangt via sociale media, terwijl de andere helft liever post krijgt. Op basis hiervan kunnen jullie twee versies van jullie bedankbriefje voor vrijwilligers opstellen. De helft van jullie vrijwilligersgemeenschap wordt bedankt via sociale media, terwijl de rest een bedankbrief op papier ontvangt. Je benadert zo alle vrijwilligers op de manier die bij hen past, via een kanaal dat ze regelmatig gebruiken.  

3. Vrijwilligers bij naam noemen 

Gebruik gewoon de naam van je vrijwilliger in je berichten. Het lijkt misschien iets kleins, maar voor de ontvanger van je bericht kan het een groot verschil maken. En als je over je vrijwilliger praat of schrijft, gebruik dan de gewenste pronouns. Neem de moeite om de voornaam, of misschien wel favoriete bijnaam, van je vrijwilliger te gebruiken in de communicatie. Maak gebruik van hun gewenste aanspreektitel. En ook het juiste voornaamwoord (dus hij/hem, zij/haar, maar bijvoorbeeld ook die/diens, hen/hun) kan veel voor iemand betekenen, juist in deze tijd met veel aandacht voor diversiteit en inclusie. Moeilijk? Welnee! Je had toch al een enquête ingepland om te informeren naar het favoriete communicatiekanaal van je vrijwilligers? Voeg gewoon wat vragen toe om helderheid over deze aanspreekvormen te krijgen.

Wanneer vrijwilligers hun naam lezen, heb je meteen de volle aandacht. Maar dit niveau van personalisering in je communicatie met (en over) mensen zorgt ook voor sterkere en duurzamere relaties met je medewerkers.

Je kunt nog een stapje verder gaan met je personalisering, bijvoorbeeld door in je bedankbericht op naam ook de specifieke taak te benoemen waaraan je vrijwilliger heeft gewerkt, samen met het (tussen)doel dat daarmee is bereikt.  

Lees even mee met het volgende voorbeeld. We beginnen met een bericht dat nauwelijks is gepersonaliseerd, om vervolgens te laten zien wat een flinke schep personalisering kan doen voor de ontvanger.  

• Versie 1: Beste vrijwilliger, Hartelijk dank voor je recente inzet bij buurthuis De Balk. Heb je binnenkort weer tijd en zin om je vrijwillig in te zetten in de buurt? Kijk eens naar de volgende mogelijkheden: ...

• Versie 2: Hallo Mo! Nog ontzettend bedankt voor je huiswerkhulp in buurthuis De Balk. We hoorden van jongerenwerker Halina dat je de kids echt goed geholpen hebt. Ze prees ook je geduldige uitleg. We werken graag samen met buurthuizen zoals De Balk, maar hebben ook vrijwilligersmogelijkheden bij andere organisaties in en rond je wijk ...

Duidelijk, toch? De tweede versie is veel specifieker, waarmee je bericht veel meer betekenis krijgt voor de ontvanger ervan. Om op zo’n manier te kunnen communiceren, is het belangrijk om een database te hebben met de namen, eventuele bijnamen, titels en gewenste pronouns van jullie medewerkers. Zorg er bij je geautomatiseerde berichten – denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven – voor dat de gewenste voornaam automatisch wordt gebruikt. En zoals je wel weet, je hebt niets aan verouderde informatie, dus zorg dat je jullie database regelmatig bijhoudt.  

4. Toon uw waardering 

Een van de belangrijkste dingen die je kunt doen voor een gepersonaliseerde communicatiestrategie, is om altijd voorrang te geven aan een bedankje. Er zijn allerlei snelle, eenvoudige manieren om de vrijwilligers die actief zijn voor jullie centrale te laten weten hoezeer je hen waardeert.

• Verstuur eCards. Er zijn verschillende websites die je kunt gebruiken om gepersonaliseerde e-cards te maken en snel naar je vrijwilligers te verzenden, via sociale media of e-mail. E-cards zijn een milieuvriendelijker en betaalbaarder alternatief voor het traditionele bedankbericht. Een mooi middel om je waardering uit te spreken aan een vrijwilliger, zonder hier veel tijd aan kwijt te zijn.  
• Begin een vrijwilliger van de maand-programma. Dit soort programma's ken je waarschijnlijk al voor werknemers, maar waarom zou je niet elke maand een vrijwilliger in het zonnetje zetten? Beloon de bijzondere bijdrage van een vrijwilliger met een klein aandenken, een cadeautje of een financiële bijdrage aan hun favoriete goede doel! Dit soort programma’s verhogen de motivatie, omdat vrijwilligers iets hebben om naartoe te werken.
• Geef goodies met jullie logo. Hebben jullie al spullen met het logo van jullie vrijwilligerscentrale? Je kunt denken aan T-shirts, petten en mutsen, notitieblokken, agenda’s, stickers... Jullie trouwe vrijwilligers zullen jullie logo met trots dragen. Tegelijk maken ze ook nog een beetje reclame voor de organisatie.

Kies een waarderingsstrategie op basis van wat jullie weten over je vrijwilligers. Gebruik ook de voorgaande tips over segmentering, de juiste kanalen en een persoonlijke benadering om te zorgen voor een maximale impact van je bedankjes.  

_________________________________________________

Door de berichten van jullie vrijwilligerscentrale te personaliseren, krijgen ze meer betekenis – zowel voor jullie trouwe bondgenoten als voor jullie kakelverse vrijwilligers. Ga dus vandaag nog aan de slag met de personalisering van jullie vrijwilligersberichten.

‍