Hier is hoe je het behoud van vrijwilligers op lange termijn kunt stimuleren

De loyaliteit en betrokkenheid van werknemers zijn – natuurlijk juist ook nu – belangrijke thema's voor werkgevers. Het is dan ook geen verrassing dat er veel onderzoek is gedaan naar deze onderwerpen. En dat is goed nieuws voor vrijwilligersorganisaties. Veel van de verkregen inzichten zijn namelijk ook van toepassing op vrijwilligers en hun betrokkenheid. De overeenkomsten tussen werknemers en vrijwilligers zijn dan ook groot. Voor beide groepen zijn motivatie en tevredenheid belangrijke factoren om voor langere tijd betrokken te blijven bij een organisatie. Natuurlijk zijn er ook de nodige verschillen. Beloning is een voor de hand liggend punt; vrijwilligers worden financieel nauwelijks tot niet gecompenseerd voor hun langdurige inzet en betrokkenheid.

De non-profitorganisaties waarmee Deedmob werkt, blijken vaak met hetzelfde probleem te worstelen: het is moeilijk om vrijwilligers voor een lange periode te behouden. Sterker nog, vaak is er al na enkele weken sprake van uitval.

In dit artikel kijken we naar de wetenschap, om meer te weten te komen over de intentie van vrijwilligers om bij een organisatie te blijven. Ook delen we enkele best practices waarmee jullie organisatie de vrijwilligersbetrokkenheid een boost kan geven.   

Dit weten we uit de boeken ...

Gelukkig is er ook behoorlijk wat onderzoek beschikbaar dat zich specifiek richt op vrijwilligersbetrokkenheid. Volgens Chacón, Vecina & Dávila (2007) is de intentie van een vrijwilliger om bij een organisatie te blijven, de beste voorspeller voor de duur van zijn of haar loopbaan daar. Ze onderscheiden daarbij drie belangrijke factoren die tijdens de verschillende fasen van een vrijwilligerscarrière van invloed zijn op die intentie.

Factor 1 - Algehele tevredenheid (de tevredenheid van de vrijwilliger over de taken, de begeleiding van de vrijwilliger en de eigen doelmatigheid): Worden de verwachtingen van de vrijwilliger ingelost? Wanneer de verwachtingen van vrijwilligers worden waargemaakt of overtroffen, motiveert dat hen om een bijdrage te blijven leveren, ondanks het feit dat de kosten (denk aan tijd, geld, maar ook burn-out) steeds duidelijker worden.

Factor 2 - Betrokkenheid bij de organisatie: Voor betrokkenheid op de middellange termijn is het belangrijk dat de vrijwilligers zich goed kunnen vinden in de waarden en doelstellingen van de specifieke vrijwilligersorganisatie. Dit kan in veel gevallen een tijdelijke dip in tevredenheid en motivatie compenseren, waardoor vrijwilligers besluiten door te gaan.

Factor 3 - Rolidentiteit: De mate waarin individuen hun rol als vrijwilliger beschouwen als onderdeel van hun zelfbeeld, is een belangrijke voorspeller voor langdurig vrijwilligerswerk.

Tevredenheid, betrokkenheid bij de organisatie en rolidentiteit hebben onderling ook invloed op elkaar. Alle drie factoren zijn dus van invloed op de intentie van de vrijwilliger om te blijven, maar het is duidelijk dat tevredenheid het zwaarst weegt voor de intentie om een korte periode (6 maanden) te blijven. Betrokkenheid bij de organisatie is het belangrijkst voor de intentie om een middellange periode (12 maanden) te blijven, terwijl de rolidentiteit het meest bepalend is voor de intentie om op de lange termijn te blijven (24 maanden).

Pak ze in vanaf het begin

Als vrijwilligersorganisatie weet je natuurlijk donders goed wat belangrijk is voor jouw organisatie. Je kent alle ins en outs van het doel waarvoor jullie je inzetten. Maar hoe krijg je nieuwe vrijwilligers die jullie daarbij komen helpen? En hoe zorg je dat ze ook blijven? Het antwoord op deze vragen is nog niet zo eenvoudig.  

Uit een onderzoek onder de vrijwilligers in Deedmobs eigen database blijkt dat voor 90% van de respondenten de meest bevredigende factoren bij een activiteit teamgeest en gemeenschapsgevoel zijn. Misschien hadden ze bij hun verwachtingen geen rekening gehouden met hun contact met andere vrijwilligers en leden van de organisatie, zodat dit geleid heeft tot een grotere algehele tevredenheid.

We grijpen terug op het eerdergenoemde onderzoek, om nieuwe, wetenschappelijk gefundeerde manieren te vinden om vrijwilligerstevredenheid de vergroten. Hoe doe je dat? Om te beginnen, kun je eens goed kijken naar de daadwerkelijketaken. Stel jezelf de vraag of ze te moeilijk, te makkelijk, of evenwoudigweg saai zijn. Wees hierbij zorgvuldig en kritisch, want dat zijn je vrijwilligers – al dan niet bewust – ook wanneer ze nadenken over hun taken.

Een tijdelijke ontevredenheid over taken kun je proberen te compenseren met goede begeleiding. Zorg er ook voor dat er strong>inhoudelijk, betekenisvol contact plaatsvindt met andere vrijwilligers. Dat geeft de hele ervaring net dat beetje extra. . Zorg er ten slotte voor dat je < tussen medevrijwilligers faciliteert, om de algehele ervaring net dat beetje specialer te maken.

Hieronder delen we enkele best practices:

• Organiseer opendeurdagen om potentiële vrijwilligers een vrijblijvende kans te bieden om uw organisatie en de gezichten erachter te leren kennen.
• Maak teamwerk een belangrijk onderdeel van al je vrijwilligersactiviteiten en -taken.
• Zorg voor optimale communicatie en verwachtingsbeheer voor, tijdens en na een activiteit. Pro-tip: Kijk kritisch of je beschrijving van een activiteit of taak in een vrijwilligersvacature overeenkomt met de werkelijkheid.
• Creëer momenten en situaties waarin vrijwilligers een band kunnen krijgen met andere vrijwilligers en leden van je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan voorstelrondjes, een gezamenlijke teamlunch, korte spelletjes of een drink- en snackpauze in de middag om verbinding te stimuleren.
• Gebruik social media om contact te houden met je vrijwilligers; vraag hen je pagina te liken en te volgen.

Blijf ze verwennen

Wanneer iemand besloten heeft zich in te zetten voor je organisatie, is het cruciaal dat je blijft investeren in jullie relatie. Naast de aanvankelijke tevredenheid over de taak, moeten vrijwilligers betrokken raken bij jullie doelstellingen en waarden. Dit vergroot namelijk de kans dat iemand ook op de lange termijn blijft bijdragen.

Probeer die betrokkenheid bij je organisatie te bevestigen en versterken door je doelen en waarden regelmatig te benoemen of zelfs te bespreken. Pas op dat je hierin niet te ver gaat. Het is natuurlijk niet de bedoeling om hele sessies te organiseren om de regels en dogma's van je organisatie te bestuderen! Denk eerder aan iets vrijblijvends als een online of offline prikbord met aankondigingen van events, festivals, films, gelijkgestemde organisaties en dergelijke, met vergelijkbare waarden als die van jullie organisatie.

Zoiets leidt al snel tot spontane, informele gesprekken waarbij je kunt onderzoeken in hoeverre de waarden van je organisatie overeenstemmen met die van je vrijwilligers. Je kunt ook een deel van een teamevenement besteden aan het delen van waarden; misschien gebruik je een bepaald spel of een activiteit om voor de deelnemers te onderstrepen wat belangrijk is voor jullie. Houd het alsjeblieft licht en speels; niemand zit te wachten op een soort van stalinistische gedachtenpolitie!

Net als werknemers, willen vrijwilligers voelen en ervaren dat hun werk betekenisvol is. Hoe krijg je dat voor elkaar? Door hen te laten weten dat ze een positief verschil hebben gemaakt voor je organisatie.

Erkennen en vieren

Versterk de rolidentiteit van je vrijwilligers door hun bijdragen te erkennen en te vieren. Net als veel bedrijven, kun je de prestaties van je vrijwilligers delen en vieren met de anderen. Schrijf bijvoorbeeld een e-mail over hun prestaties en positieve bijdragen, en verstuur die naar alle leden van de organisatie.

Of organiseer een ontwerpwedstrijd voor een cool T-shirt voor je organisatie. De volgende stap is natuurlijk om het winnende shirt te laten maken en uit te delen aan alle leden. Organiseer een teamweekend! Het draait allemaal om het versterken van die band, om zo ook de rolidentiteit te versterken.

Om individuele bijdragen te erkennen, kun je je afvragen:

• Heeft deze vrijwilliger iemand laten lachen?
• <i>Heeft hij of zij geholpen de kosten van onze organisatie terug te dringen of de algehele effectiviteit te vergroten?</i>
• Heeft de vrijwilliger op een of andere manier eraan bijgedragen dat onze organisatie is gegroeid, misschien wel is uitgebreid naar een andere regio?

Het is aan jou om je vrijwilligers te laten weten dat je blij bent met hen en hun input! Enkele ideeën om dat gevoel van waardering over te brengen:

• Maak iemand blij met een bedankbriefje.
• Zet de vrijwilliger van de maand in het zonnetje, bijvoorbeeld op social media.
• Vertel je vrijwilligers precies op welke manier ze aan de ontwikkeling van jullie organisatie hebben bijgedragen.
• Maak gebruik van hun creativiteit en betrek ze in je plannen en strategie voor de toekomst.

Als vrijwilligersorganisatie steek je veel tijd en middelen in je vrijwilligers. Met deze tips en inzichten haal je meer uit die investeringen. Plaats jezelf in de schoenen van de vrijwilliger en stel de juiste vragen; je zult al snel zien wat hen motiveert om bij jullie organisatie te blijven.

Deedmob gebruikt dit soort inzichten, expertise en meer om opnieuw vorm te geven aan de manier waarop organisaties gebruikmaken van de kracht van hun vrijwilligers. Meer weten over onze dienstverlening? Ga naar www.deedmob.com.