In 5 stappen naar een succesvol nieuw vrijwilligersprogramma

Succesvolle vrijwilligersprogramma's richten zich op het vooruit helpen van lokale, zinvolle doelen. Daarnaast betrekken ze vrijwilligers door ze een hechte gemeenschap, nieuwe mogelijkheden om vaardigheden te ontwikkelen en een gevoel van voldoening te bieden. Vrijwilligerscentrales die een nieuw vrijwilligersprogramma starten, moeten een balans vinden tussen de persoonlijke interesses van de vrijwilligers en lokale behoeften.

Als je een programma goed en doelgericht organiseert, kan het boeiend zijn voor vrijwilligers. Zelfs als het programma voornamelijk uit relatief saaie taken bestaat. Genoeg gebabbeld, laten we aan de slag gaan! Volg deze vijf eenvoudige stappen om een boeiend vrijwilligersprogramma op te starten.

1. Stel vast welke rollen je nodig hebt

Voordat je een vrijwilligersprogramma start, moet je bepalen wat je vrijwilligers wil laten doen. Onderzoek welke behoeften er zijn door rond te vragen in je community wat er allemaal speelt, of bekijk onderzoeken die zijn uitgevoerd over lopende zaken. Baseer op basis van dit onderzoek of er onderwerpen spelen die kunnen worden aangepakt met een vrijwilligersprogramma.

We gaan er nu vanuit dat uit je onderzoek is gebleken dat er mogelijkheden zijn voor vrijwillige inzet. Als je dat hebt vastgesteld, volg dan de volgende stappen:

• Leg contact met lokale organisaties. Werk samen met andere organisaties in de regio die zich bezighouden met jouw interessegebieden. Door connecties op te bouwen kun je langdurige werkrelaties aangaan, maar ook middelen delen en uitwisselen wat het beste werkt voor andere organisaties.
• Bedenk de functievoorwaarden voor vrijwilligers.Bepaal welke soorten vrijwilligers in aanmerking komen voor elke activiteit die je plaatst. Je kunt bijvoorbeeld een minimumleeftijd instellen of vaststellen dat vrijwilligers voor langere tijd betrokken moeten blijven. Denk ook aan welke vaardigheden vrijwilligers nodig hebben, zoals het kunnen lezen en beheren van grote datasets of het kunnen werken met dieren. Bedenk ook wanneer je vrijwilligers nodig hebt. De meeste organisaties hebben meer hulp nodig in delaatste maanden van het jaar door de toegenomen vraag naar diensten en de giving-back gedachte rondom kerst.
• Probeer in te schatten hoeveel en welke rollen je nodig hebt. Stel vast welke taken er vervuld moeten worden, welke activiteiten er zijn en hoeveel vrijwilligers je nodig hebt voor elke rol. Als een vacature een beperkt aantal plekken heeft, communiceer dit dan duidelijk en houd dit goed bij in je vrijwilligersmanagementsysteem. Gelukkig kun je dit gemakkelijk doen op een Deedmob platform: stel maximum in voor je aanmeldingen, en beheer al je aanmeldingen gemakkelijk in je organisatie-date of platform CRM.

Vergeet daarnaast niet om, wanneer je onderzoek doet naar de behoeften die er spelen, vast te stellen hoe de situatie eruit ziet zonder je programma.Gebruik deze informatie vervolgens naarmate je vrijwilligersprogramma vordert om te bepalen hoe effectief je inspanningen zijn en hoe je je vrijwilligersprogramma eventueel kunt aanpassen om betere resultaten te behalen. 

2. Stel een coördinator en leidinggevenden aan.

Vrijwilligers zijn succesvoller als ze de juiste coördinatie, training en begeleiding krijgen. Bepaal wie binnen je organisatie je vrijwilligersprogramma gaat beheren en wat hun verantwoordelijkheden zijn.

Stel een vrijwilligersmanager aan die ervaring heeft met het managen van groepen vrijwilligers en met vrijwilligerswerk zelf, zodat hij of zij een holistisch perspectief heeft. Daarnaast moet hij of zij sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden hebben.

Denk onder andere aan de volgende verantwoordelijkheden op het gebied van vrijwilligersmanagement:

• Vrijwilligersaanvragen beoordelen
• Schema's coördineren
• Inwerksessies plannen
• Blijven communiceren met vrijwilligers
• Vrijwilligersuren registreren
• Alle hulp bieden die vrijwilligers nodig hebben om hun taken uit te voeren

Bij grotere organisaties kunnen deze verantwoordelijkheden verdeeld worden over meerdere teamleden. Verschillende van deze taken kunnen ook gestroomlijnd worden met een Deedmob platform, zoals het managen van je vrijwilligersactiviteiten, het registreren van uren, en de communicatie met vrijwilligers. 

3. Gebruik de juiste software

Naarmate de groep vrijwilligers groter wordt, wordt het al snel moeilijker om het overzicht te behouden. Daarom zou je organisatie moeten overwegen om te investeren in vrijwilligersmanagementsoftware. Deze software kan je helpen om processen te automatiseren, gemakkelijk met vrijwilligers te communiceren en de voortgang van initiatieven te monitoren.

Je platform moet op zijn minst het volgende kunnen:

• Eenvoudige registratie. Stroomlijn je registratieproces door het zo gemakkelijk mogelijk voor je vrijwilligers te maken om zich aan te melden. Wanneer ze zich aanmelden voor een activiteit, worden ze meteen opgeslagen in je gecentraliseerde database. Zo kun je alles vanuit één plek aansturen
• Communicatie. Communicatie is essentieel als je een programma georganiseerd wil houden en als je een relatie wil opbouwen met je potentiële vrijwilligers. Gebruik daarom software die je berichten laat personaliseren en die je gericht kan laten communiceren.

4. Trek vrijwilligers aan.

Oke, stappen 1-3 zijn nu voltooid, dus je hebt een fundament voor een vrijwilligersprogramma neergezet. Nu kun je beginnen aan het moeilijke gedeelte: het aantrekken van vrijwilligers. Als je organisatie al een trouwe groep vrijwilligers heeft, start dan bij deze groep. Vraag ze om hun persoonlijke netwerk in te zetten om die eerste groep vrijwilligers aan te trekken. Bouw vanuit daar je vrijwilligersnetwerk uit.

Je kunt meer vrijwilligers bereiken door je marketingstrategie te verbeteren. Dit doe je als volgt:

• Maak een uitgebreide functieomschrijving. Als je meer informatie geeft over de specifieke functies, kunnen je vrijwilligers beter de keuze maken of de functie bij ze past of niet. Behandel je functieomschrijving als een vacature. Vermeld kwalificaties, verwachtingen, uren, en eventueel vergoeding.
• Bepaal welke platforms je gebruikt om je vacatures te promoten. Gebruik de informatie die je hebt verzameld in stap 1 over welk type vrijwilliger je nodig hebt. Stel daarna vast welke communicatiekanalen het meest passen bij deze groep vrijwilligers. Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar vrijwilligers met specifieke (werk-)vaardigheden, zijn social media platforms als LinkedIn beter dan iets als, pak’m beet, TikTok of Instagram.
• Bedenk incentives voor vrijwilligers om aan te sluiten. De meeste vrijwilligers doen vrijwilligerswerk om positieve impact te hebben op de wereld. Communiceer dus goed hoe ze precies bijdragen aan een betere wereld en wat ze aan jouw organisatie of zelfs specifieke taak hebben. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden, een echt community gevoel, of iets simpels als een gratis lunch.

Om een positieve eerste indruk te maken op nieuwe vrijwilligers, moet je ervoor zorgen dat je website actuele informatie over je vrijwilligersprogramma bevat en gemakkelijk te navigeren is. Overweeg een stap verder te gaan door je software te gebruiken om online ervaringen en ruimtes voor vrijwilligers te creëren. Hier kunnen ze met elkaar communiceren om elkaars vragen te beantwoorden, inzichten te delen en een gemeenschap rond je programma te vormen.

5. Bedank vrijwilligers voor hun deelname.

Een teken dat je vrijwilligersprogramma succesvol verloopt is dat vrijwilligers constant terugkomen. Waarom is dit belangrijk? Omdat, naarmate ze meer ervaring opdoen, deze vrijwilligers ook andere vrijwilligers kunnen helpen en je grootste ambassadeurs zijn. Zo runt het programma zichzelf!

Vrijwilligers behouden is essentieel. Zorg er dus voor dat je een gestructureerde waarderingsstrategie hebt. Denk hierbij aan persoonlijke aandacht van coördinatoren, het bedanken van vrijwilligers aan het einde van een shift, een waarderingsevent, of het sturen van kleine goodies.

Natuurlijk kom je ook ver met een simpel bedankbriefje. Maak deze briefjes zo specifiek mogelijk. Begin met een standaard basis, maar vul deze in met unieke details over elke vrijwilliger, zoals bijvoorbeeld aan welk programma ze hebben gewerkt, hoeveel uur ze hebben bijgedragen, en – misschien wel het belangrijkst – welke specifieke bijdragen ze hebben gedaan.
_____________

Betrokken vrijwilligers zijn productief, gepassioneerd en blijven bij je organisatie betrokken voor langere tijd. Trek dus meer vrijwilligers aan bij je organisatie en hou ze betrokken met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, houd je programma georganiseerd en toon waardering voor alles wat ze doen!