4 manieren om van jouw organisatie een hechte community te maken

Doe even mee aan een gedachte-experiment. Probeer je organisatie eens voor je te zien als de buurt waarin je huis staat. Als iemand in de wijk wil komen wonen, kan een vriendelijk stel buren écht het verschil maken. Liever een goede buur dan een verre vriend, toch? Zo werkt het ook met vrijwilligers. Vrijwilligers voelen zich over het algemeen ook meer aangetrokken tot je organisatie als een echt gemeenschapsgevoel heerst.

Het creëren van een zo’n gemeenschapsgevoel binnen je organisatie kan je helpen om vrijwilligers aan je te bindenbetrekken. Daarnaast voelen vrijwilligers zich veel meer verbonden met je organisatie en krijgt de steun voor je missie direct een boost. Wij delen in deze blog graag onze inzichten over hoe je het beste een community bouwt, samengevat in vier strategieën:

• Maak duidelijk wat de impact van je vrijwilliger is
• Stimuleer vriendschappen binnen je team
• Zorg voor doorgroeimogelijkheden
• Waardeer je vrijwilligers

Vrijwilligers zorgen ervoor dat de schakels blijven draaien, dus bovenaan je lijstje moet een sterke connectie met vrijwilligers staan (en natuurlijk moet je ze stimuleren om ook de connectie met elkaar te zoeken)! Het versterken van deze relaties zorgt er niet alleen voor dat zij veel meer waarde halen uit je betrokkenheid, het zorgt er ook voor dat jouw organisatie zijn doelen bereikt. Lees je mee?

1. Maak duidelijk wat de impact van je vrijwilliger is

De eerste stap in het bouwen van een community is het creëren van een gevoel van verbondenheid voor je vrijwilligers met je organisatie. Ze kunnen zich misschien al wel vinden in het doel van je organisatie, maar het is aan jou om ze te laten zien hoe belangrijk hun specifieke bijdragen zijn voor het bereiken van je doel en voor de doelgroep. Door vrijwilligers te laten zien hoe belangrijk hun bijdrage is, voelen ze zich nuttiger en worden ze aangemoedigd om betrokken te blijven. Jezelf nuttig voelen is namelijk überhaupt al één van de redenen waarom vrijwilligers willen bijdragen!

Ter illustratie, een vrijwilliger die je online platform of organisatiepagina beheert, ziet misschien niet de impact van hun specifieke taak totdat je ze laat zien tot welke tastbare veranderingen hun werk heeft geleid. Hier zijn wat tips om duidelijk te maken hoe belangrijk het is wat vrijwilligers doen:

• Kwantificeer hun bijdrage. Deel cijfers en statistieken die te maken hebben met hun werk. Je kunt bijvoorbeeld delen hoeveel tijd of geld er is bespaard door hun bijdrage, of deel specifieke analytics, zoals het aantal sitebezoekers of ingevulde formulieren. Pro tip: maak gebruik van Organisation Data & Analytics op een Deedmob platform om zowel jouw impact als die van je organisatie te kwantificeren.
• Laat het grotere plaatje zien. Oké, kwantificeren is één ding. Nu moet je laten zien hoe de (specifieke) bijdrage bijdraagt aan de doelen van je organisatie. Een simpel voorbeeld. Als je doel is om een hogere vrijwilligersopkomst op evenementen te realiseren, kun je laten zien hoe het in gebruik nemen van een organisatiepagina of website heeft geleid tot een hoger aantal registraties of aanmeldingen voor activiteiten.
• Laat de vorderingen in de loop der tijd zien. Leg uit hoe hun bijdragen hebben geholpen met de groei van je organisatie in de loop der tijd. Je kunt bijvoorbeeld een grafiek laten zien van het aantal volgers op social media van uw organisatie op sociale media van je organisatie tijdens het laatste jaar. Geef duidelijk aan welke groei er is gerealiseerd sinds je vrijwilliger is gestart met het social mediamanagement en probeer te laten zien wat de specifieke bijdrage is van je vrijwilliger in deze groei.

Door het werk dat je vrijwilliger verzet te linken aan zichtbare veranderingen in je gemeenschap of organisatie, zullen je vrijwilligers de significante bijdrage die ze doen aan je organisatie écht kunnen voelen. Maak dus de impact die je vrijwilligers maken specifiek en tastbaar. Zo helpen jullie elkaar!

2. Stimuleer vriendschappen binnen je team

Vriendschappen en connecties maken vanzelfsprekend deel uit van het bouwen van een community. Een aansprekende missie lokt vrijwilligers naar je organisatie, maar connecties zorgen ervoor dat ze betrokken blijven. Door connecties binnen je team te stimuleren, wordt je team sterker en stel je vrijwilligers in staat om hun eigen gemeenschap op te bouwen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat vrijwilligers erachter komen dat ze dezelfde favoriete kroeg of restaurant hebben. Dan kunnen ze daar even een hapje eten of borrelen na een geslaagd vrijwilligersevenement of voor speciale avonden, zoals een pubquiz of happy hour. Maar hoe kun jij als coördinator deze connecties nou stimuleren?

• Maak een groepschat aan. Als iedereen in de groepschat zit, wordt onderlinge communicatie niet alleen makkelijker, maar wordt de drempel om contact met elkaar op te nemen ook lager. Let wel op: vraag eerst even om toestemming voordat je iemand in de groepschat gooit!
• Begin een Facebook-groep. Door mensen via sociale media met elkaar in contact te brengen, kunnen ze elkaars interesses en hobby's leren kennen, omdat ze elkaars activiteiten buiten het vrijwilligerswerk kunnen zien.
• Faciliteer groepsactiviteiten. Probeer manieren te vinden om bepaalde taken als team uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld bij een Beursvloer of een ander evenement meerdere mensen je bij je stand laten staan in plaats van één persoon. Het is leuk om ook af en toe de groepen door elkaar te husselen om nieuwe vriendschappen en connecties te kweken. Maar onthoud: voorkeuren van de vrijwilliger zijn hierbij altijd leidend!

Een andere gemakkelijke manier om onderlinge vriendschap te stimuleren is om simpelweg de bestaande vrienden van je vrijwilligers aan te trekken. Je zou actieve vrijwilligers kunnen aanmoedigen om een vriend mee te nemen naar een evenement. Aangezien vrijwilligers waarschijnlijk gelijkgestemde vrienden hebben, is contact zoeken met hun sociale kring ontzettend waardevol om je netwerk te laten groeien.

Als je vrijwilligers vrienden zijn, wordt het werk automatisch veel leuker. Zo willen ze niet alleen betrokken blijven, maar ze kunnen je organisatie ook zien als een echte vriendengroep. En zeg nou zelf, met je vrienden werken is een heel stuk leuker, toch?

3. Zorg voor doorgroeimogelijkheden

Elke taak die een vrijwilliger voltooid draagt bij aan op zijn minst een van de doelen van je organisatie. Maar wat gebeurt er wanneer deze taak is voltooid? Hoe stimuleer je ze om terug te komen? Op dezelfde manier als dat voor je (betaalde) werk een promotie een belangrijke manier van waardering is, zijn doorgroeimogelijkheden binnen je organisatie essentieel om langdurige betrokkenheid te stimuleren.

Laat je vrijwilligers zien dat ze een toekomst hebben bij je organisatie door nieuwe manieren te vinden waarop ze betrokken kunnen blijven of door vrijwilligersactiviteiten te zoeken die ze helpen om hun persoonlijke doelen te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan…

• Het geven van workshops en trainingen die te maken hebben met je organisatie
• Managementmogelijkheden, zoals bijvoorbeeld het aansturen van een team van andere vrijwilligers
• Het aanbieden van een fulltime of deeltijds-aanstelling
• Activiteiten aanbieden die gebruik maken van de persoonlijke vaardigheden van vrijwilligers

Probeer het werk dat vrijwilligers voor je doen niet te zien als een triviale taak, maar zie het als een investering in hun (en jouw!) toekomst. Bijvoorbeeld, als een vrijwilliger je heeft geholpen met een social mediacampagne, zijn ze misschien geïnteresseerd om hun kennis te verbreden op het gebied van digitale marketing. Je zou ze dan kunnen aanbieden om een online cursus of workshop te volgen die hen helpt om hun nóg beter te worden in wat ze doen. En hé, zo worden ze niet alleen beter in hun vrijwilligerswerk, maar dit opent ook nog de deur voor nieuwe professionele functies. Maximale impact! Dus bedenk dat wanneer jij een investering doet in je vrijwilligers, deze ook wordt terugbetaald.

Als vrijwilligers beter worden in wat ze doen, hun kennis verbreden en hun impact maximaliseren, zie je dat hun betrokkenheid snel kan veranderen van een eenmalige activiteit naar een betrokken teamlid. En je weet: betrokken en tevreden vrijwilligers zijn je belangrijkste ambassadeurs!

4. Waardeer je vrijwilligers

We blijven het herhalen. Een van de belangrijkste onderdelen van elke gemeenschap is dat leden van de gemeenschap zich gewaardeerd voelen. Toon je waardering voor vrijwilligers door hen op de eerste plaats te zetten en laat ze zich belangrijk voelen. Enkele ideeën voor vrijwilligerswaardering:

• Een waarderingsevenementen. Oké, toegegeven, een beetje cliché, maar het organiseren van een vrijwilligerswaarderingsavond is een beproefde methode om vrijwilligerswerk te vieren. Je zou kunnen denken aan een presentje, je kunt een presentatie geven over de impact van het werk dat ze verzetten en ze trakteren op een gratis diner.
• Social media shoutouts. Deel je waardering voor vrijwilligers op social media met een vrijwilliger van de week-post. Dit geeft niet alleen speciale aandacht aan je hardwerkende vrijwilligers, maar het helpt je ook om een persoonlijke band te scheppen met je volgers op de socials.
• Stuur bedankbriefjes. Stuur een vrijwilliger een bedankbriefje waarin je ze uitlegt welke impact ze maken met hun vrijwilligerswerk. Je weet het, handgeschreven, persoonlijke en specifieke berichten zijn het persoonlijkst, eCards het meest schaalbaar.
• Verdeel goodies. Een presentje is de meest tastbare blijk van waardering. Dit kan van alles zijn. Wij suggereren bijvoorbeeld shirts of mokken met je logo erop, een doosje chocola, of misschien wel een (non-alcoholische) versnapering.

Vrijwilligers zijn de levensader van je organisatie. Jij weet dat. Zorg dat zij dat ook weten en geef aan dat er continu hulp nodig is. Met deze tips blijven ze ongetwijfeld langer betrokken!

___________________________________________________________

Je missie wordt gedragen en verspreid door je vrijwilligers. Daarom is het belangrijk om een warme en verwelkomende omgeving te creëren waarmee ze in aanraking willen komen. Investeer in de onderlinge connecties om deze gemeenschap te bouwen binnen je organisatie. Door dit te doen, maximaliseer je het succes van je werk, krijgt de reputatie van je organisatie een flinke boost en maak je een nog groter verschil voor de wereld! 

‍