Tien tips om de perfecte vacaturetekst te schrijven

Maar een goede vacature die daadwerkelijk converteert is natuurlijk meer dan dat. Inhoud en toon moeten precies passen bij de vrijwilliger die je in gedachten hebt. Daarom deel ik tien praktische tips om je te helpen de beste vacaturetekstschrijver ooit te worden.

‍

Voor het schrijven

1. Denk na over wie de ideale vrijwilliger is

Het ligt voor de hand, maar elke goede copywriter heeft tijdens het schrijven zijn doelgroep voor ogen. Bestaat die doelgroep uit oudere of jongere mensen? Zijn het vooral mannen of vrouwen? Komen ze uit de buurt of uit het hele land? En wat zijn hun interesses? Dergelijke vragen kunt u het beste beantwoorden voordat u een personeelsadvertentie schrijft. Door de doelgroep te vertalen naar de ideale vrijwilliger, die je zelfs een naam en gezicht kunt geven, kun je een zeer gepersonaliseerde tekst maken met een toon en inhoud die de echte vrijwilligers onmiddellijk zal aanspreken.

2. Gebruik de kennis in de organisatie

Wie kan het beste vertellen wat een functie binnen uw organisatie inhoudt? De bestaande vrijwilligers natuurlijk! Benader een of meer vrijwilligers die dezelfde functie hebben als de functie waarvoor de vacature openstaat. Interview hen kort over wat hun werkzaamheden in de praktijk inhouden en laat hen ook vertellen welke vaardigheden of eigenschappen zij nodig hebben om hun functie goed uit te oefenen. Zijn er geen vrijwilligers met dezelfde functie? Vraag het dan aan vrijwilligers wier werk enigszins vergelijkbaar is of aan de persoon die de vrijwilligers begeleidt.

‍

Tijdens het schrijven

3. Kies een duidelijke functietitel

Dit is zo'n belangrijk punt dat ik het al in mijn vorige blog heb genoemd. Ik herhaal het graag: kies een aansprekende functietitel die meteen duidelijkheid geeft over wat er van de vrijwilliger wordt verwacht. Titels als 'vrijwilliger' of 'hulp gezocht' leveren meestal niet veel conversie op. Ga in plaats daarvan voor een concrete functietitel die ook iets zegt over de omgeving of de mensen met wie de vrijwilliger in contact zal komen. 'Administratief assistent voor daklozencentrum' of 'Communicatietalent met hart voor de oceanen' zijn duidelijke omschrijvingen met een positieve toon. Omdat de naam van de organisatie in onze vacaturebank (en ook in de meeste andere vacaturebanken) direct onder de functietitel staat, hoef je die niet in de titel te vermelden.

4. Schrijf een pakkende inleiding

Helaas is uw vacature niet de enige in een vacaturebank. Ook de aandachtsspanne van potentiële vrijwilligers is soms kort. Kom daarom in twee tot maximaal drie zinnen meteen ter zake: wat voor vacature is het en wie kan die het beste vervullen? Na de inleiding kunt u meer informatie geven. Denk aan de frequentie van het vrijwilligerswerk, eventuele functie-eisen, voorbeelden van activiteiten en informatie over de organisatie.

5. Schrijf in de tweede persoon

Het is beter niet te schrijven vanuit het standpunt van de organisatie, maar vanuit het standpunt van de geïnteresseerde vrijwilliger. Schrijf dus niet: 'wij vinden het belangrijk dat de vrijwilliger zorgzaam is', maar: 'u bent een zorgzaam type'. Waarom? 'Wij' en 'ons' kunnen vaag klinken, zeker als de vrijwilliger uw organisatie helemaal niet kent. Door 'u' of 'jij' te gebruiken, is het voor de vrijwilliger gemakkelijker om zich in de positie te verplaatsen en te beoordelen of die bij hem/haar past. U' is ook een optie, maar alleen aan te raden als de doelgroep van middelbare of oudere leeftijd is.

6. Wees specifiek

Net als bij het definiëren van een functietitel is het belangrijk om ook in de rest van de vacaturetekst concreet te zijn. Pluisjes of officieuze omschrijvingen als 'de vrijwilliger moet kunnen samenwerken met de coördinator in het kader van de organisatie van algemene evenementen' roepen meer vragen op dan ze verhelderen. Gebruik de input die je van bestaande vrijwilligers hebt gekregen over hun activiteiten en functie-eisen en schrijf aan de hand daarvan zinnen als 'je kunt goed samenwerken met anderen' en 'je bent niet bang om grote evenementen te organiseren'.

7. Stel niet te veel eisen

Over functie-eisen gesproken: zorg ervoor dat uw vacaturetekst er niet vol mee staat. Dat schrikt mensen af die in de praktijk heel geschikte vrijwilligers hadden kunnen zijn. Kies de drie belangrijkste eisen (ook dit kunt u doen in overleg met bestaande vrijwilligers) en schrijf ze op.

8. Vermijd clichés

Dit is een lastige, want zelfs de beste copywriters trappen wel eens in clichés. Zinnen als 'wij zijn een jonge en dynamische organisatie' komen zo vaak voor dat ze snel naar boven komen als je een tekst aan het opstellen bent. Probeer iets verder te denken en minder gangbare omschrijvingen te gebruiken. In dit geval zouden "energiek" of "mondig" goede alternatieven zijn. Spreekwoorden en gezegden moeten ook worden vermeden, omdat ze een tekst ouderwets kunnen doen lijken en niet iedereen ze kent.

9. Schrijf voor mobiel

Het zal u niet verbazen dat meer dan de helft van de 18-30-jarigen zijn smartphone gebruikt bij het zoeken naar een baan. Ik neem aan dat deze doelgroep hun telefoon ook gebruikt bij het zoeken naar vrijwilligerswerk. Houd je personeelsadvertenties daarom kort en gebruik meer in plaats van minder alinea's - dat ziet er beter uit op een klein scherm.

Na het schrijven van

10. Vraag om feedback

Journalisten hebben een hoofdredacteur. Copywriters hebben klanten die kritisch meelezen. Teksten worden er beter van, dus waarom zou je het zonder feedback moeten stellen? Laat uw vacaturetekst lezen door de vrijwilligers die u interviewde en/of door een coördinator. Wedden dat zij spelfouten zullen opmerken of aanvullingen hebben? Vraag daarna ook feedback aan de nieuwe vrijwilliger die via je vacaturetekst bij de organisatie is gekomen. Hij of zij kan na de start heel goed beoordelen of de tekst goed was qua toon en inhoud. De vrijwilliger kan ook aangeven wat er eventueel in de tekst moet worden veranderd om de werkelijkheid beter weer te geven.

‍

‍