5 tips om eventvrijwilligers effectief in te zetten

Haal jij al het maximale uit je eventvrijwilligers? 

Vrijwilligers geven hun tijd en expertise om jou te helpen met jouw uitdagingen, en hun inzet houdt jouw organisatie draaiende. Dat gezegd hebbende, als je nalaat effectief te communiceren of ze de middelen te geven om hun potentie te bereiken, loop je het risico dat je niet het maximale uit vrijwilligers haalt. 

Laat dit niet gebeuren! Neem in plaats daarvan bewuste stappen om je vrijwilligers bij je organisatie te betrekken op een manier die bij ze past. Met een team van vrijwilligers dat in hun kracht wordt gezet, worden je werkzaamheden efficiënter en raakt je team  meer betrokken . 

Bovendien zullen vrijwilligers trots zijn op het goede werk dat ze voor je organisatie verrichten. In dit artikel hebben we vijf strategieën uiteengezet die je kunt gebruiken om je eventvrijwilligers in hun kracht te zetten. Zo zorg je voor een win-winrelatie. Laten we beginnen!

1. Scherp je wervingsproces aan. 

Een goed gestructureerd wervingsproces voor vrijwilligers bespaart je organisatie op de lange termijn tijd doordat je vrijwilligers aantrekt die aansluiten bij je waarden en die zinvolle hulp bieden. We delen graag een aantal strategieën om je wervingsproces te verbeteren:

• Gebruik meerdere kanalen. Door meerdere kanalen te gebruiken vergroot je jouw bereik en de kans op het vinden van je doelgroep. Gebruik een mix van sociale media, e-mail en je website, en verspreid de boodschap sneller.
• Laat bestaande vrijwilligers optreden als ambassadeurs. Je bestaande vrijwilligers zijn de cruciaal om nieuwe vrijwilligers te vinden. Maak gebruik van hun passie en authenticiteit om anderen te inspireren lid te worden. Je kunt dit doen door een gesprek of event met bestaande vrijwilligers te organiseren, verhalen van vrijwilligers op de website te plaatsen of een "dag uit het leven" van een vrijwilliger op je socials te plaatsen. 
• Werk samen met partners uit je community. Lokale organisaties, scholen en bedrijven kunnen je introduceren bij een nieuw publiek. Werk regelmatig samen met deze gemeenschappen om te kijken hoe je een win-win relatie kunt creëren. Een bedrijf zou bijvoorbeeld een evenementlocatie kunnen bieden in ruil voor een sponsormogelijkheid. 
• Maak de aanmeldprocedure eenvoudig. Implementeer een gestroomlijnde aanmeldprocedure zodat niemand tussen wal en schip valt. Maak de aanmelding zo toegankelijk mogelijk en hou het bij noodzakelijke informatie zoals de naam van de vrijwilliger, contactgegevens, vaardigheden, interesses en beschikbaarheid. Pro tip: door je vacature te plaatsen op Deedmob hebben vrijwilligers zich in 3 clicks aangemeld voor je vacatures zonder poespas.

Door je te focussen op verbeteringen aan de voorkant wordt het gemakkelijker om capabele en enthousiaste vrijwilligers te vinden om je missie uit te dragen, en om zo ook verder te groeien.

2. Zorg voor een grondige training. 

Een grondige training geeft je vrijwilligers vaardigheden, kennis en het vertrouwen dat ze nodig hebben om hun taken op een efficiënte manier uit te voeren. Hierdoor zullen ze een nóg betrouwbaardere bron van informatie worden als er zich onverwachte gebeurtenissen voordoen. Om je vrijwilligers scherp te houden, moet je organisatie gespecialiseerde training aanbieden voor onderwerpen als: 

• Registratie. Loop met vrijwilligers door het registratieproces en bereid ze voor op het beantwoorden van veelgestelde vragen over kosten, kledingvoorschriften en locatiespecificaties zoals parkeren. 
• Locatiemanagement. Bereid je vrijwilligers voor op vragen door de lay-out van het evenement, de verwachte opkomst en eventuele verboden gebieden te bespreken. Zorg ervoor dat alle vrijwilligers aanwijzingen kunnen geven en potentiële conflicten op een professionele manier kunnen oplossen.
• Noodgevallen. Neem de belangrijkste evacuatieprotocollen door, inclusief protocollen voor noodcommunicatie en de communicatie naar je publiek. Organiseer een paar proefoefeningen om ervoor te zorgen dat vrijwilligers hun taken kunnen uitvoeren als er zich een crisis voordoet.
• Software. Technische vrijwilligers moeten goed vertrouwd zijn met evenement-specifieke software. Als je bijvoorbeeld een veiling organiseert, moeten je vrijwilligers weten hoe ze door online betalingsprocessen, itemcatalogi en biedingsformulieren moeten navigeren. 

Je kunt een paar rollenspellen spelen om vrijwilligers te laten wennen aan nieuwe protocollen of communicatietechnieken. Je kunt bijvoorbeeld uitleggen hoe je klachten van gasten op een beleefde en behulpzame manier kunt afhandelen. Door dit soort trainingen van tevoren te geven, zorg je ervoor dat je vrijwilligers goed voorbereid zijn op elke situatie die op hun pad zou kunnen komen, of in ieder geval weten met wie ze contact moeten opnemen. 

3. Communiceer duidelijk je verwachtingen voor het evenement. 

Het communiceren van je verwachtingen is essentieel voor optimale coördinatie. Dit betekent dat je extra tijd neemt om elke rol in detail te bespreken en extra tijd te geven voor vragen. Behandel de volgende zaken om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit:

• Gedragscode. Dit document behandelt gedragsverwachtingen, kleding, veiligheid en beveiliging, en consequenties voor het niet naleven van de regels. Wees er zeker van dat iedere vrijwilliger begrijpt hoe dit professioneel en tactvol op te pakken zodat ze je organisatie goed representeren. 
• Toegankelijkheid en inclusiviteit. Zorg ervoor dat alle verwachtingen rondom toegankelijkheid en inclusie zijn geregeld, zodat je mensen met verschillende achtergronden en ervaringen kunt verwelkomen. 
• Hiërarchie. Het klinkt misschien wat gek, want je bent ongetwijfeld een vrij platte organisatie, maar zorg ervoor dat het duidelijk is aan wie vrijwilligers rapporteren en wie er welke verantwoordelijkheid heeft. Zo houd je het event gestroomlijnd. 
• Ondersteuning en contactpersonen voor vrijwilligers. Leg duidelijk aan vrijwilligers uit wie ze kunnen benaderen voor vragen, spullen, of andere zaken. Als je bijvoorbeeld een vrijwilligershandleiding hebt, leg dan uit wat iedere sectie betekent. 
• Planning en logistiek. Wees er zeker van dat vrijwilligers weten waar en wanneer ze ergens moeten zijn en hoe lang iedere activiteit duurt. Wees ook voorbereid op een alternatieve logistiek als het slecht weer blijkt of als er andere scenario’s plaatsvinden. 

Verzamel al deze informatie in een toegankelijk en georganiseerd online document waarnaar je kunt verwijzen. Op deze manier hebben vrijwilligers direct alle informatie op één plaats. Je zou ook nog online of offline trainingsessies kunnen organiseren om je plannen voor te bereiden.

4. Durf te delegeren en als team te werken 

Iedere vrijwilliger heeft verschillende kwaliteiten er ervaringen. Maak dus gebruik van ieders persoonlijke expertise om je effectiviteit te maximaliseren. Houd rekening met vrijwilligers die duidelijk hun voorkeur uitspreken om specifieke taken te doen, of andere vaardigheden aanbieden.

Als een vrijwilliger in je team bijvoorbeeld gevorderde technische vaardigheden heeft, kun je hem/haar/hen inzetten om te helpen bij het digitale gedeelte en de monitoring. Bij online events is het belangrijk om vooraf nog even alles door te nemen zodat je vrijwilligers er klaar voor zijn. 

Om ervoor te zorgen dat vrijwilligers met verschillende vaardigheden aanwezig zijn, moet je daar in de het wervingsproces rekening mee houden. Vraag de vaardigheden uit, en als je ziet dat je bepaalde cruciale vaardigheden mist, ga daar dan specifiek naar op zoek door een nieuwe vacature te plaatsen. Het doel is om zo veel mogelijk te delegeren aan mensen die de juiste vaardigheden en motivaties hebben. Dat houdt hen gemotiveerd, en zo kun jij hoogover ervoor zorgen dat je event vlekkeloos verloopt. 

5. Toon je waardering aan de vrijwilligers van je evenement. 

Vaste lezers zullen inmiddels wel bekend zijn met onze waardering voor vrijwilligerswaardering. Dat maakt het echter niet minder relevant! 😊 Het waarderen van vrijwilligers is een goede manier om vrijwilligers te behouden, omdat iedereen graag erkend wordt voor hun harde werk. Neem de tijd om je vrijwilligers erkenning te geven om aan te geven hoe belangrijk ze zijn voor je doel.

Er zijn verschillende strategieën die je kunt gebruiken om je dankbaarheid te tonen. Als het je helemaal nieuw bent in de wereld van vrijwilligerswaardering, gebruik dan de volgende strategieën.

• Schrijf bedankbriefjes. Gepersonaliseerde bedankbriefjes voor vrijwilligers zijn een effectieve manier om vrijwilligers individueel te bedanken. Benoem hun specifieke vaardigheden en betrokkenheid en schrijf ze met de hand. 
• Geef cadeaus. Cadeaubonnen, bedankmandjes en goodies werken goed als bedankje en herinneren vrijwilligers aan je doel.
• Start een vrijwilliger van de maand-programma. Indien van toepassing kan je organisatie een vrijwilliger van de maand-programma starten om vrijwilligers regelmatig te eren. Geef ze een leuk cadeau met de titel erop en geef ze een shoutout te geven op social media.

Soms is er een vrijwilligers die écht boven zichzelf uitstijgt. Je kunt overwegen om deze vrijwilligers te behouden door ze een fulltime functie aan te bieden. Ze hebben zich bewezen en zijn duidelijk betrokken bij je organisatie. Hou ze dus in gedachten als er een mooie positie vrijkomt. 

_________

Je eventvrijwilligers bieden hun tijd en vaardigheden aan om jou te helpen. Maak gebruik van hun beschikbaarheid en expertise door ze alles te geven wat ze nodig hebben om te slagen. Zo komen ze goed beslagen ten ijs en haal je alles uit jouw event! 

‍