4 tips voor jouw organisatie om vrijwilligers aan te trekken en te behouden

Als jouw organisatie lijkt op de meeste vrijwilligersorganisaties, heb je waarschijnlijk vrijwillige inzet nodig om je programma’s draaiende te houden en je doelen te berieken. Vrijwilligerswerk kan vertaald worden in tastbare waarde voor jouw organisatie. Leuk om te weten: de huidige waarde van een uur vrijwilligerswerk ligt rond de 30 dollar per uur!

Het is essentieel om een strategie te ontwikkelen waardoor vrijwilligers betrokken blijven op de lange termijn. Jouw organisatie investeert tijd en middelen om vrijwilligers te trainen, en als deze vrijwilligers betrokken blijven, krijg je ook meer waarde uit je investering. 

We gaan kijken naar vier strategieën om vrijwilligers aan te trekken en te behouden voor jouw organisatie. Namelijk: 

1. Zorg voor een uitgebreid opleidingsproces. 
2. Koppelen van vrijwilligers aan de juiste rollen.
3. Vrijwilligers op verschillende manieren betrekken.
4. Een positieve (werk-)omgeving creëren.

De sleutel tot succes voor vrijwilligersbehoud is hetzelfde als het succesvol behouden van donateurs. Beiden vragen om om gepersonaliseerde ervaring door ze te prikkelen op hun motivaties en interesses. Laten we duiken in hoe je deze concepten ook kunt toepassen op de relaties met je vrijwilligers. 

1. Zorg voor een uitgebreid opleidingsproces. 

Als vrijwilligers zich prettig voelen in hun rol, zullen ze meer voldoening halen uit hun deelname aan de activiteiten die je organiseert. Een prikkelende en voldoenende vrijwilligerservaring start met een gedegen trainingsproces.

Probeer eens deze tips om je wervings- en trainingsproces te verbeteren: 

• Maak de rolverwachtingen duidelijk. Schrijf een gedetailleerde rolomschrijving die je tijdens het wervingsproces voor vrijwilligers verstuurt. Vermeld informatie over data en tijdslotten, vereiste vaardigheden, vervoer vereisten en meer. Zo weten nieuwe vrijwilligers precies waar ze zich voor aanmelden. 
• Maak het mogelijk om op locatie praktijkgericht te leren. Laat vrijwilligers praktijkervaring opdoen door met jouw apparatuur te werken of in kleine groepen andere taken te oefenen. Zorg ervoor dat je elke groep in de gaten houdt en eventuele vragen van geïnteresseerden beantwoordt.  
• Stel een vrijwilligershandboek samen. Je vrijwilligershandboek moet veelgestelde vragen bevatten en hoogtepunten van de informatie die je tijdens de training hebt doorgenomen. Stuur vrijwilligers een kopie van het handboek via e-mail en bewaar een digitaal bestand op je website of organisatiepagina om het gemakkelijk toegankelijk te maken. 

Wees er zeker van dat je jouw vrijwilligersprogramma duidelijk en accuraat in de markt zet, je de juiste personen aantrekt voor jouw vrijwilligersrol. Hiermee garandeer je dat potentiële vrijwilligers begrijpen wat er van ze gevraagd wordt en zo kun je meteen van start gaan wanneer ze hun training hebben afgerond. 

2. Koppelen van vrijwilligers aan de juiste rollen.

De kans is groter dat vrijwillgiers betrokken blijven bij je organisatie als ze echt plezier hebben in het werk dat ze doen. Wanneer vrijwilligers de kans krijgen om mee te doen aan activiteiten die matchen met hun interesses en vaardigheden, voelen ze dat hun bijdragen écht verschil maken. 

Gebruik de volgende strategieën om vrijwilligers aan de juiste werkzaamheden te koppelen: 

• Verzend vragenlijsten om vrijwilligers te vragen hun voorkeuren en interesses aan te geven. Geef vrijwilligers tijdens de het onboarding proces een vragenlijst om erachter te komen waar hun interesses liggen en welke vaardigheden ze hebben. Gebruik daarna deze informatie om ze te matchen met posities die bij hun voorkeuren passen. 
• Sta vrijwilligers toe van rol te veranderen als ze zich niet op hun gemak voelen in hun functie. Soms starten vrijwilligers in een functie en realiseren ze zich later dat het misschien niet de beste fit is. Geef ze de mogelijkheid om vrijwilligers te schaduwen in een andere rol of laat ze een proeftijd draaien in een nieuwe functie zodat ze de rol vinden die hun op het lijf geschreven is. 
• Sla voorkeuren op in je beheersysteem. Veel management software systemen geven je de mogelijkheid om donor- en vrijwilligersinformatie op te slaam binnen hetzelfde platform. Binnen Deedmob kun je bijvoorbeeld de voorkeuren van vrijwilligers bijhouden op je organisatiepagina of back-end en kun je deze informatie gebruiken om de beste mogelijkheden voor ze uit te zoeken. 

Wanneer vrijwilligers zich betrokken voelen en gepassioneerd zijn over hun rol, zijn ze veel productiever. En dat heeft weer voordelen voor hen en voor jouw doelen! 

3. Vrijwilligers op verschillende manieren betrekken.

Vind jij het leuk om elke keer hetzelfde te doen? Misschien als jij “zo’n” type bent, maar waarschijnlijk hou jij ook wel van wat afwisseling. Zo werkt het ook als vrijwilliger: ze raken verveeld als ze keer op keer hetzelfde doen. Zorg daarom voor wat variatie door ze te betrekken bij verschillende projecten binnen je organisatie. Wat voorbeelden:  

• Belangenbehartiging. Vrijwilligers kunnen zich inzetten als ambassadeur voor jouw organisatie, door hands-on ervaringen te delen over het werk binnen je organisatie. Vraag vrijwilligers om te spreken op events of petities te ondertekenen om jouw lobbyactiviteiten te bevorderen.
• Bedrijfsvrijwilligerswerk. Veel bedrijven stimuleren werknemers om pro-bono vrijwilligerswerk te doen. Sommige bedrijven bieden zelfs vrijwilligerswerk aan in de baas zijn tijd. Het aantrekken van corporate volunteers is een geweldige manier om waardevolle bedrijfspartnerships en relaties op te bouwen en zo toegang te hebben tot een poule specifieke vaardigheden en middelen. 
• Microvrijwilligerswerk. Microvrijwilligers doen vrijwilligerswerk in kortere tijdsperioden. Ze kunnen werken op kleine projecten of taken die samen veel waarde vertegenwoordigen. Door korte vrijwilligersactiviteiten aan te bieden, speel je in op de doelgroep die niet zo veel tijd hebben om vrijwilligerswerk te doen maar die wel betrokken wil worden.  

Door meerdere manieren aan te bieden waarop vrijwilligers betrokken kunnen raken bij jouw organisatie blijven vrijwilligers geïnteresseerd en houd je steady support voor al je initiatieven. 

4. Een positieve (werk-)omgeving creëren.

Je vrijwilligersactiviteiten zouden eigenlijk niet moeten voelen als werk. Ze moeten juist leuk zijn en vrijwilligers zouden niet moeten kunnen wachten tot ze weer aan de slag kunnen. Bevorder een positieve werkomgeving met behulp van deze best practices:  

• Erken vrijwilligers als ze verder gaan dan hun neus lang is. Als een bepaalde vrijwilliger 30 minuten na afloop van de dienst is gebleven om te helpen opruimen, een andere vrijwilliger heeft geholpen die hulp nodig had, of supersnel iets voltooid heeft, erken hem/haar dan voor deze inspanningen. Complimenteer hen in het bijzijn van de groep of bied hen een speciale beloning aan aan het einde van de dienst om hen te bedanken voor hun harde werk. Jij vindt het ook leuk om gewaardeerd te worden voor wat je doet, toch?
• Voeg een sociale component toe aan je activiteiten. Laat vrijwilligers werken in kleine groepen zodat ze met elkaar in contact staan tijdens het werk. Je kunt ook langsgaan met een kop koffie of een koud blikje fris tijdens en na de shifts om vrijwilligers te bedanken voor hun bijdragen. Zo kunnen ze elkaar ook leren kennen onder het genot van een drankje (en hapje!). 
• Geef vrijwilligers die al een tijdje meelopen de mogelijkheid om leidingrollen op te pakken. Betrek vrijwilligers die al lang betrokken zijn bij je organisatie de op een dieper nieveau door ze managementmogelijkheden aan te bieden. Zo kun je ze bijvoorbeeld kleine groepen laten leiden of ze andere vrijwilligers laten helpen tijdens het trainingsproces.  

Een andere effectieve manier om een positieve werkomgeving te creëren is door regelmatig je waardering uit te spreken. Een welgemeend bedankje is echt al een goede manier om sterkere relaties op te bouwen met je vrijwilligers. 

Om je even op weg te helpen, is het een goed begin om handgeschreven dankbriefjes uit te delen. Personaliseer deze met de naam van je vrijwilligers en referenties naar de specifieke datum dat ze vrijwilligerswerk hebben gedaan. 

Tot slot, wees specifiek over welke impact jouw vrijwilliger heeft gehad. Laat vrijwilligers weten hoeveel tijd ze hebben bespaard voor je team of hoeveel betrokkenen ze hebben geholpen met hun inzet. Dit zorgt ervoor dat je vrijwilligers direct weten hoe hun bijdragen jouw missie vooruit helpen, wat tot gevolg heeft dat ze meer geneigd zijn nog eens terug te keren! 

____________________________________________________________________________

Vrijwilligers geven de missie van jouw vrijwilligersorganisatie de ondersteuning die het nodig heeft om succesvol te worden. Daar tegenover staat dat het jouw taak is om ervoor te zorgen dat vrijwilligers met een voldaan gevoel weggaan, zodat ze constant blijven terugkeren. Door deze tips mee te nemen in je vrijwilligersmanagement strategie zorg jij ervoor dat de betrokkenheid en retentie hoog blijft!

‍