De Kracht van Corporate Volunteering voor Maatschappelijke Organisaties. Deel 3: Corporate Volunteers Aantrekken en Betrokken Houden

Oké, we weten nu waarom bedrijfsvrijwilligers belangrijk zijn en hoe ze verschillen van reguliere vrijwilligers. Nu wil je ze aantrekken en aan je organisatie verbinden. Wat zijn hiervoor de belangrijkste dingen om te weten? In dit artikel bespreken we:

1. Hoe bereid ik mijn organisatie voor op bedrijfsvrijwilligers? 
2. Naar welke activiteiten zoeken bedrijfsvrijwilligers?
3. Waar vind ik bedrijfsvrijwilligers?

Hoe bereid ik mijn organisatie voor op bedrijfsvrijwilligers?

Je moet jezelf allereerst de vraag stellen of je organisatie wel écht klaar is voor corporate volunteers. We weten inmiddels dat ze specifieke vaardigheden hebben, graag aan de slag willen in teamverband en dat ze op zoek zijn naar leuk en nuttig werk. Daarnaast gebeurt vrijwilligerswerk vaak onder werktijd, dus bedrijven willen graag wat rendement terugzien. Daarom is het cruciaal dat jij je organisatie goed voorbereid om corporate volunteers te kunnen ontvangen. Denk hierbij aan de volgende facetten.

1. De waarde van je organisatie voor bedrijven kunnen communiceren. Definieer duidelijk de missie en doelstellingen van je organisatie en de specifieke projecten of taken waarvoor jij ondersteuning nodig hebt. Een duidelijke focus helpt je om je behoeften effectief over te brengen aan potentiële partnerbedrijven. Dit is belangrijk omdat werknemersvrijwilligerswerk vaak onder werktijd plaatsvindt. Je gebruikt dus in feite middelen van het bedrijf voor jouw organisatie. Dit betekent dat ze vaak hun managers moeten overtuigen om vrijwilligerswerk te doen bij jouw organisatie. Er zijn verschillende manieren om je waarde over te brengen:
           a. Aan welke SDG's draagt (vrijwilligerswerk bij) jouw organisatie bij. De SDG's zijn een universele taal voor impact. Dat maakt ze ideaal om tussen verschillende typen organisaties te kunnen communiceren. Kijk bijvoorbeeld naar hoe Deedmob haar SDG-impact communiceert ter inspiratie!
           b. Welke directe impact maken bedrijfsvrijwilligers. Bedrijven houden ervan als je de impact van de vrijwilligers kunt communiceren. Geef bijvoorbeeld aan hoeveel tijd er is bespaard, hoeveel geld er is bespaard of opgehaald, of welke sociale impact de vrijwilligers hebben.‍
2. Plan en bereid de taken goed voor. Zorg er, in lijn met wat hierboven is gezegd, voor dat de taken realistisch zijn en dat ze haalbaar zijn binnen een kort en flexibel tijdsbestek. Geef daarnaast goede begeleiding aan de vrijwilligers en zorg ervoor dat ze hun verantwoordelijkheden en rollen goed begrijpen. Zorg ervoor dat het aansluit bij de doelstellingen van je organisatie en dat het zinvol is voor zowel jouw organisatie als het bedrijf dat komt helpen. Zo kunnen ze meteen aan de slag. Bij deze voorbereidingen hoort ook een inventarisatie van wat je nodig hebt binnen je eigen organisatie en van de bedrijven die vrijwilligerswerk komen doen. We gaan hier dieper op in bij factor 5: Durf te vragen.
3. Zorg ervoor dat je de logistiek en coördinatie aankunt. Dit is een van de grootste uitdagingen voor maatschappelijke organisaties. Als je een groep ontvangt, zorg er dan voor dat je alles op orde hebt zodat ze meteen aan de slag kunnen. Ken je inventaris, weet hoeveel vrijwilligers je aankunt en bereid alle betrokkenen voor. Als een groep vrijwilligers bijvoorbeeld een dagje uit wil met ouderen in een verzorgingstehuis, zorg dan dat je genoeg rolstoelen hebt en bereid de ouderen en de coördinatoren van tevoren voor.
4. Zorg voor een erkennings- of waarderingsmethode. We hebben dit keer op keer gezegd en blijven het doen. Waardering en erkenning is het belangrijkste element om vrijwilligers betrokken te houden. Dit wordt bevestigd door het laatste trendrapport van NOV en Motivaction. Iedereen houdt van erkenning. Toon waardering voor de bijdragen van bedrijfsvrijwilligers door middel van bedankbriefjes, goodies, dank-events of een shoutout op sociale media. Het erkennen van hun inspanningen kan hen aanmoedigen om betrokken te blijven en kan mogelijk meer vrijwilligers van hetzelfde bedrijf aantrekken. Bonus: als je de bedrijfsvrijwilligers uitlicht op je sociale media en ze tagt, is de kans groot dat je shares, likes en volgers krijgt. Dit geeft ook extra zichtbaarheid aan je organisatie!
          a. Een mooi voorbeeld is een koffiemok die we kregen toen we vrijwilligerswerk deden bij Het Koffiehuis in Amsterdam (zie hieronder!). Ik gebruik hem nog steeds elke dag!
5. Durf te vragen. Zoals al eerder gezegd, weten we dat voor het organiseren van evenementen voor grotere groepen vaak ook veel van je organisatie vraagt. Vrijwilligerswerk is niet gratis. Schat in wat je nodig hebt om activiteiten te organiseren en durf de bedrijfsvrijwilligers om een vergoeding te vragen. Durf ook te vragen om donaties van goederen of financiële middelen te vragen. Zoals vermeld in het vorige hoofdstuk doen werknemers vaak vrijwilligerswerk als onderdeel van een MVO-programma. Er zijn waarschijnlijk fondsen binnen dat programma die deze kosten dekken. Als je echter om vergoedingen of donaties vraagt, zorg er dan voor dat je je belofte kunt waarmaken!
          a. Belangrijk: als je iets nodig hebt van het bedrijf, bespreek dit dan van tevoren. Als het bedrijf niet aan je voorwaarden kan voldoen, of niet de middelen heeft, verspil je elkaars tijd.

Naar welke activiteiten zoeken bedrijfsvrijwilligers?

e hebt je organisatie als het goed is nu voorbereid om bedrijfsvrijwilligers te ontvangen. De volgende stap is om de juiste activiteiten aan te bieden. Denk nog eens terug aan de verschillen tussen bedrijfsvrijwilligers en gewone vrijwilligers. We weten dat ze grote en gespecialiseerde expertise hebben, hoger opgeleid zijn, jonger zijn, liever eenmalig vrijwilligerswerk doen en vaak op zoek zijn naar teambuildingactiviteiten. Met dat in gedachten moet je echt out of the box denken. Denk na over alle unieke deuren die bedrijfsvrijwilligerswerk opent:

• Toegang tot gespecialiseerde expertise
• Een grote groep om dingen voor elkaar te krijgen (soms zelfs betaald!)
• Potentiële betrokkenheid op de lange termijn of langdurige samenwerkingen

Kortom, er zijn veel mogelijkheden die geschikt zijn voor bedrijfsvrijwilligers. We hebben een aantal van de beste op een rijtje gezet!

1. Eenmalige activiteiten. Eigenlijk is eenmalig vrijwilligerswerk toepasbaar op alle soorten activiteiten voor bedrijfsvrijwilligers. Organiseer eendaagse of kortdurende activiteiten waaraan bedrijfsvrijwilligers kunnen deelnemen zonder een langdurige verbintenis aan te gaan. We weten dat corporate volunteers vanwege hun werkverplichtingen de voorkeur geven aan kortetermijnprojecten. Bereid je dus voor om een reeks vrijwilligerswerkopties aan te bieden die inspelen op verschillende schema's en voorkeuren.
2. Groepsactiviteiten. Dit is veruit de meest gevraagde mogelijkheid door bedrijven. Bedrijven willen vaak vrijwilligerswerk in groepsverband faciliteren als teambuildingactiviteit en tegelijkertijd bijdragen aan een goed doel. Bied dus de mogelijkheid om bedrijfsgroepen te laten samenwerken aan projecten die jouw organisatie of doelgroep helpen. Dit bevordert de teambuilding en heeft tegelijkertijd een positieve invloed op jouw eigen missie. Enkele voorbeelden:
          a. Samen koken voor je doelgroep
          b. Werken in de natuur
          c. De dierentuin bezoeken met cliënten
          d. Een lokale clean-up
3. Skills-based vrijwilligerswerk. Bedrijfsvrijwilligers hebben vaak gespecialiseerde vaardigheden en expertise die ze graag gebruiken en/of delen met je vrijwilligers op lange termijn. Bekijk welke specifieke vaardigheden je organisatie nodig heeft en geef vrijwilligers de kans om hun expertise te gebruiken of te delen. Bijvoorbeeld, professionals in marketing, financiën of IT zouden kunnen helpen met strategische planning, social media campagnes of het bouwen van een website. Je kunt ook denken aan een consultancytraject, waarbij consultants het beste uit je organisatie halen. Bonustip: vraag consultants om een rapport op te stellen over wat je kunt verbeteren en hoe je vrijwilligerswerk door bedrijven het beste kunt faciliteren. Win-win, toch? ;)
          a. In het ideale geval combineer je skills-based vrijwilligerswerk met groepsactiviteiten: een team dat een project aanpakt, zoals fondsenwerving of marketingcampagnes.
4. Mentorschapsprogramma's. Dit is een onderdeel van skills-based vrijwilligerswerk, maar in plaats van jou rechtstreeks te helpen, helpen ze je doelgroep. Bied mogelijkheden om mentor te worden van jouw doelgroep, waarbij bedrijfsvrijwilligers begeleiding en ondersteuning kunnen bieden, zoals studenten, beginnend ondernemers of kansarme jongeren. Op deze manier haalt je doelgroep het meeste uit jullie samenwerking.
5. Activiteiten op maat. Blijf open staan voor het afstemmen van vrijwilligerswerk op de interesses en vaardigheden van de bedrijfsvrijwilligers. Voer enquêtes of gesprekken om hun voorkeuren te achterhalen en passende matches te vinden binnen je organisatie. Dit opent de ruimte voor speciale Employee Engagement Days, online activiteiten of zelfs bestuurs- of commissiefuncties. Sta open voor wat zij zoeken! Dit kan het potentieel creëren voor een vruchtbare en langdurige samenwerking.

Waar vind ik deze vrijwilligers?

Tijd voor een korte samenvatting! We weten nu hoe je je organisatie kunt voorbereiden op bedrijfsvrijwilligers en we weten welke activiteiten je moet bieden. Nu willen we daadwerkelijk in contact komen met corporate volunteers. We hebben een aantal van onze aanbevelingen op een rijtje gezet om je op weg te helpen.

1. Neem contact op met je plaatselijke vrijwilligerscentrale. Je plaatselijke vrijwilligerscentrale staat vaak in contact met veel bedrijven die vrijwilligerswerk willen doen, omdat bedrijven vaak ook niet weten waar ze moeten beginnen. Neem dus contact op met je lokale vrijwilligerscentrale en zorg dat ze weten wat je te bieden hebt of waar je naar op zoek bent. De kans is groot dat de volgende keer dat een bedrijf op zoek is naar vrijwilligers, jij bovenaan de lijst van vrijwilligerscentrales staat. Vaak bieden vrijwilligerscentrales ook een lokaal platform. Post je vrijwilligersactiviteiten op deze platforms om een breder publiek te bereiken. Een goed voorbeeld is Business Involved, in Amsterdam - neem vooral een kijkje! Dit is een ondersteuning tussen VCA, Gemeente Amsterdam en Deedmob.
2. Meld je aan voor een Beursvloer of netwerkevent. De maatschappelijke Beursvloer wordt vaak één of twee keer per jaar georganiseerd door de vrijwilligerscentrale, de Uitdaging en het MKB in jouw gemeente. Op de Beursvloer worden lokale organisaties gematcht aan bedrijven. Je vindt dus meteen de juiste doelgroep! Woon daarnaast ook lokale zakelijke netwerkevenementen of seminars bij waar je in contact kunt komen met vertegenwoordigers van bedrijven. Deel tijdens deze evenementen informatie over je organisatie en de mogelijkheden voor vrijwilligerswerk. Probeer daarnaast deel te nemen aan conferenties, workshops of webinars over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit geeft je de kans om te netwerken met professionals en inzicht te krijgen in de laatste trends op het gebied van bedrijfsvrijwilligerswerk. Soms worden deze evenementen georganiseerd door de vrijwilligerscentrale. Probeer dus zeker met hen in contact te blijven!
3. Plaats je activiteit op Deedmob. Oké, een beetje zelfpromotie, maar dat mag ook wel eens. Het RW Institute heeft het Deedmob-platform uitgeroepen tot Best-in-Class voor bedrijfsvrijwilligerswerk. Tal van bedrijven gebruiken het Deedmob platform om geschikte vrijwilligersactiviteiten te vinden en het beste van alles... het is gratis! Om een bedrijfsvrijwilligersactiviteit te posten, hoef je alleen het vakje "Geschikt voor bedrijfsvrijwilligers" aan te vinken, en wij zorgen ervoor dat je activiteit bij relevante organisaties terechtkomt. Makkelijk toch?
4. Neem contact op met je lokale ondernemersvereniging. Neem contact op met lokale of regionale MVO-verenigingen en ondernemersverenigingen. Ga naar hun bijeenkomsten of evenementen om meer te vertellen over je organisatie en potentiële samenwerkingsmogelijkheden te bespreken. Zij kunnen je activiteiten dan rechtstreeks onder de aandacht brengen van hun leden.
5. Neem rechtstreeks contact op met bedrijven. Ja, dit is verreweg de meest directe manier om een bedrijfspartnerschap aan te gaan, maar waarschijnlijk ook de meest succesvolle. Zet de eerste stap. Benader een lokaal bedrijf rechtstreeks en vraag om hulp. Durf te vragen, weet je nog? Neem contact op met hun MVO-afdelingen of HR-teams om potentiële samenwerkingen te bespreken. Presenteer je activiteiten als onderdeel van de initiatieven voor werknemersbetrokkenheid of teambuilding van het bedrijf. Wees persoonlijk en direct, zo maak je de meeste kans!
6. Maak gebruik van online platforms en sociale media. Gebruik sociale media om de activiteiten en vrijwilligersmogelijkheden van je organisatie te promoten. Kom online in contact met professionals door verhalen, foto's en video's te delen die de positieve impact van vrijwilligerswerk laten zien. Gebruik vooral online platforms zoals LinkedIn of Facebook om in contact te komen met professionals uit het bedrijfsleven die geïnteresseerd zijn in vrijwilligerswerk. Als je je netwerk uitbreidt, krijgt je promotie nog meer zichtbaarheid!

En dat was het weer! Een lang artikel dit keer, maar ik ben ervan overtuigd dat dit je organisatie helpt om die cruciale stappen te zetten om bedrijfsvrijwilligers aan te trekken en te binden.  

De serie is nu bijna afgerond. Op dit moment zou je alles moeten weten wat je moet weten om de kracht van corporate volunteering voor jouw organisatie te benutten. Het helpt echter om een aantal goede voorbeelden te hebben. Blijf dus vooral regelmatig de website checken, want volgende week komen we met deel 4: impactvoorbeelden!

• ‍Deel 1: Voordelen en uitdagingen‍
• Deel 2: Corporate Volunteers vs. Reguliere Vrijwilligers

‍

P.S. - Ik ben nog steeds dol op de koffiemok ;)