Zorg dat je vrijwilligers bij je blijven: 4 manieren om je waardering te uiten

Doet jullie organisatie aan lobbywerk? Dan weet je hoe belangrijk je lobbyende vrijwilligers zijn voor de campagnes. Achter de schermen zijn ze druk met allerlei geregel. Naar buiten zorgen ze voor meer bekendheid bij het grote publiek en proberen ze de harten en hoofden van beleidsmakers te winnen voor jullie club. Vrijwilligers zijn onmisbaar, ook voor het lobbywerk van jullie organisatie.

Het is vrijwel altijd beter om lobbyende vrijwilligers op de lange termijn aan je te binden, dan om voor elke campagne weer nieuwe te vinden. Het bespaart je organisatie tijd en geld. Wanneer je vrijwilligers behoudt, groeit hun betrokkenheid bij je organisatie en ontstaan op organische wijze links met buitenstaanders die ook enthousiast zijn over jullie doelen.

Duurzaam vrijwilligersbehoud vraagt om een strategische aanpak, waarbij elke vrijwilliger die zich inzet voor jullie lobby, zich gewaardeerd moet voelen. Met deze vier componenten van je waarderingsstrategie, zorg je voor duurzaam vrijwilligersbehoud:

1. Verstuur persoonlijke bedankbriefjes
2. Deel je enthousiasme voor je topvrijwilligers met de wereld
3. Schenk uitgebreid aandacht aan jullie successen
4. Bouw een gemeenschap van verhalenvertellers

Je inzet voor waardering (en daarmee, je strategie voor vrijwilligersbehoud) heeft meer kans van slagen als deze gebaseerd is op data. Kijk daarom ook eens naar specifieke lobbysoftware. Daarmee geef je een boost aan de communicatie met vrijwilligers, en evalueer en verbeter je jullie aanpak op basos van metrics. Maar nu, aan de slag!

1. Verstuur persoonlijke bedankbriefjes

Door gepersonaliseerde boodschappen te versturen, wordt de communicatie tussen jullie organisatie en de vrijwilligers effectiever – zeker wanneer we het hebben over bedankbriefjes. Als een vrijwilliger een bericht ontvangt met de eigen naam en andere persoonlijke accenten, voelt deze zich gewaardeerd als individu en als mens. Het versterkt de band met de organisatie, zodat de kans groter is dat jullie lobbyist aanblijft.

Enkele ideeën om bedankbriefjes te personaliseren:

• Gebruik de naam en pronouns waarmee de vrijwilliger aangesproken wil worden. Leg in je vrijwilligersbestand voor iedereen vast met welke naam en voornaamwoorden ze willen worden aangesproken. Schrijf meteen even op of ze de voorkeur geven aan ‘u’ of ‘jij’.
• Benoem de individuele bijdrage altijd specifiek. Om over te brengen dat de bijdrage van de vrijwilliger ook echt gezien en gewaardeerd wordt, is het goed om die specifiek te benoemen in je bedankje. Zo kun je iemands specifieke rol bij een fondsenwervingscampagne aanstippen, of het bedrag dat die persoon met sponsoring heeft binnengehaald.
• Geef ook een blijk van waardering. We houden toch allemaal van cadeautjes? Met speciale merchandise van je organisatie – denk aan een t-shirt of sleutelhanger met jullie logo – maakt je vrijwilliger ook nog eens reclame voor jullie.
• Schrijf je bedankje met de hand. Je kunt natuurlijk een standaard sjabloon aanpassen en printen, maar de ontvanger van een handgeschreven bericht weet altijd dat de verzender hiervoor speciaal tijd heeft gemaakt. Als organisatie laat je zien dat je graag extra tijd steekt in je vrijwilliger. Mocht dit echt niet mogelijk zijn (foei!), zorg er dan in elk geval voor dat het bedankje ondertekend wordt door een bestuurslid of een andere big shot.

Vrijwilligersorganisaties die echt te veel vrijwilligers hebben om op deze manier persoonlijk te bedanken, gebruiken weleens een sjabloon voor een vrijwilligersbedankje. Als je hiervan gebruikmaakt, zorg er dan zeker voor dat je de sjabloon aanpast aan je organisatie, en vervolgens elk bericht afstemt op de individuele vrijwilliger.

2. Deel je enthousiasme voor je topvrijwilligers met de wereld

Door gepersonaliseerde boodschappen te versturen, wordt de communicatie tussen jullie organisatie en de vrijwilligers effectiever – zeker wanneer we het hebben over bedankbriefjes. Als een vrijwilliger een bericht ontvangt met de eigen naam en andere persoonlijke accenten, voelt deze zich gewaardeerd als individu en als mens. Het versterkt de band met de organisatie, zodat de kans groter is dat jullie lobbyist aanblijft.

Enkele manieren om de waardering voor jullie topvrijwilligers publiekelijk uit te spreken:

• Noem de vrijwilliger in het jaarverslag van je organisatie. Categoriseer je vrijwilligers op basis van het aantal uren dat ze hebben besteed aan jullie organisatie. De mensen die de meeste tijd hebben geïnvesteerd, worden als eerste genoemd.
• Spreek je waardering uit op sociale media. Vraag toestemming om de naam en foto van de vrijwilliger op de socialemediakanalen van je organisatie te plaatsen. Vraag meteen om een citaat over de reden om vrijwilligerswerk te doen voor het bijschrift. Hebben zowel jullie als de vrijwilliger een LinkedIn-account? Plaats dan een warme aanbeveling op de account van de vrijwilliger. Dat is iets dat jullie lobbyist echt wat op kan leveren.
• Maak een serie videotestimonials van vrijwilligers. Laat in elke video je topvrijwilligers uitleggen hoe ze hebben bijgedragen aan je organisatie en wat jullie doelen voor hen betekenen. Vervolgens leid je met ander marketingmateriaal van jullie organisatie (denk aan de website en nieuwsbrief) geïnteresseerden naar de video's.

Door je topvrijwilligers publiek in het zonnetje te zetten, toon je niet alleen waardering voor hun inzet, maar inspireer je ook andere vrijwilligers en geïnteresseerden om meer tijd te besteden aan jullie organisatie. Zo kun je nieuwe vrijwilligers werven en bestaande langer behouden.

3. Schenk uitgebreid aandacht aan jullie successen

Weinig dingen motiveren meer dan succes. Niet voor niets zeggen we letterlijk: dat smaakt naar meer. En succes moet gevierd worden! Waarschijnlijk doen jullie dat ook wel in zekere mate, maar zijn jullie je bewust van de kracht van dit instrument? En wordt het optimaal benut?
Wanneer jullie lobbyende vrijwilligers zien dat hun inzet resultaat oplevert, zal de motivatie om meer en langer bij te dragen aan de organisatie groeien. Maar door successen uitgebreid en publiekelijk te vieren, gebeurt er meer:

• Het is reclame: de buitenwacht leert jullie organisatie en doelen beter kennen, en zien dat jullie succesvol zijn. En, zoals de generatie die opgroeide in de jaren 80 weet: als je wint, dan heb je vrienden. Succes is een weg naar een breder draagvlak en meer vrijwilligers.
• Je organisatie als geheel weet zich gesterkt. Yes, we can! Het geloof in elkaar en in de doelen wordt bevestigd.
• Ook op individueel niveau groeit de motivatie van je lobbyende vrijwilligers. Ze weten dat ze onderdeel uitmaken van een effectieve organisatie. Wanneer je, zoals boven voorgesteld, hun specifieke rol hierin benoemt, realiseren ze zich hoe waardevol hun bijdrage was.

Natuurlijk is het belangrijk om behaalde doelen van jullie organisatie te vieren. Samen vormen die ten slotte de reden waarom jullie het allemaal doen. Maar vergeet niet ook individuele successen van vrijwilligers te vieren. En denk hierbij gerust wat breder: een lobbyende vrijwilliger die de pensioengerechtigde leeftijd behaalt, verdient ook een aandacht, net als iemand die afstudeert voor het eerst de arbeidsmarkt opgaat.
‍
Bedenk verder op welke manier en via welke kanalen je successen viert. Voor de overwinningen van de organisatie liggen de eigen website en kanalen voor sociale media voor de hand. Maar taggen jullie beleidsmakers in een bericht? En weten jullie de lokale pers te vinden?

4. Bouw een gemeenschap van verhalenvertellers

De gids van Grassroots Unwired over belangenbehartiging door de gemeenschap legt uit dat de meest succesvolle campagnes beginnen met het mobiliseren van lokale gemeenschappen om actie te ondernemen voor kwesties die voor hen van belang zijn. Deelname aan lokale belangenbehartiging kan ook helpen een gemeenschapsgevoel onder vrijwilligers op te bouwen, omdat zij samenkomen rond een gemeenschappelijke zaak.

Organisaties met veel vrijwilligers of vrijwilligers die verspreid zijn over verschillende locaties, kunnen de banden aanhalen door met sociale media een hechtere gemeenschap te vormen. Gebruik bijvoorbeeld deze sjabloon #[naam organisatie]vrijwilligers om een eenvoudige maar betekenisvolle hashtag te maken. Vraag je vrijwilligers vervolgens om, wanneer ze een bericht plaatsen dat verband houdt met hun vrijwilligerswerk, ook altijd die hashtag te gebruiken. Zo kunnen ze zelf ook zoeken op die # en contact opnemen met alle gebruikers. Natuurlijk gebruikt de organisatie de hashtag ook bij elke relevante boodschap.

Ontmoeting ook een belangrijke aanjager van verbinding. Dus waarom organiseer je jaarlijks niet een of twee speciale events om jullie waardering voor vrijwilligers te uiten? Het zijn ideale gelegenheden voor hen om elkaar beter te leren kennen. Uiteraard kun je zelfs activiteiten voor specifieke groepen vrijwilligers opzetten, zodat je lobbyisten vooral de banden met hun peers aanhalen. En heb je al gedacht aan het organiseren van mentorschappen? Nieuwe vrijwilligers leren van de ‘oude rotten’, terwijl tegelijkertijd de persoonlijke relaties groeien. Wanneer je online een persoonlijke verbinding stimuleert, creëer je een hechtere gemeenschap. Vrijwilligers motiveren elkaar, genieten meer van hun werkomgeving en voelen zich beter gewaardeerd. En al deze uitkomsten, zijn tegelijk factoren die hen langer zullen doen aanblijven.  

________________________________________________________

De bovenstaande ideeën zijn slechts een paar van de vele mogelijke manieren waarop je waardering kunt tonen aan je campagnevrijwilligers. Zorg ervoor dat je de retentiegraad van vrijwilligers bijhoudt als je verschillende ideeën uitvoert, zodat je je aanpak zo nodig kunt aanpassen. Je kunt ook feedback vragen aan je vrijwilligers zelf om je te helpen dankbaarheid te tonen op de manieren waarop zij zich het meest gewaardeerd voelen.

‍