5 tips voor een effectiever programma voor bedrijfsvrijwilligerswerk

Wat leuk! Als werkgever willen jullie een vrijwilligersprogramma opzetten, met alles erop en eraan. Of misschien ben je al een stap verder en zijn er uren vrijgemaakt voor een Corporate Volunteering Manager, die contacten heeft gelegd en versterkt met verschillende plaatselijke projecten. Je werknemers kunnen nu dus bijdragen aan allerlei uitdagende en waardevolle projecten in de regio.

En toen was het stil ...

De verwachtingen zijn soms hooggespannen – maar helaas zien veel bedrijven dat hun vrijwilligersprogramma niet zo goed loopt als gehoopt. Hoe kan dat?

Hiervoor is het belangrijk om terug te gaan naar de redenen waarom je werknemers vrijwilligerswerk doen. Oftewel: waarvoor lopen Khadija en Gerrit warm? Om te beginnen is het natuurlijk weinig zinvol om vrijwilligerswerk te presenteren als een verplichting. In plaats daarvan is het beter om volunteering te zien als een activiteit die je leven verrijkt, bevrediging biedt en betekenis geeft.

Wil jij een boost geven aan je programma voor werknemersvrijwilligerswerk? Dan is het niet genoeg om je medewerkers te verwijzen naar een online overzicht met activiteiten. Met de onderstaande vijf tips zorg je voor de juiste mentaliteit onder je werknemers en geef je een impuls aan je programma voor bedrijfsvrijwilligerswerk.

1. Geef ze verantwoordelijkheid

We beginnen met oud nieuws: organisaties lopen over van getalenteerde mensen met allerlei professionele vaardigheden. Natuurlijk! Je hebt ze ten slotte samen met je collega's binnengehaald, weet je nog?! Bij elk bedrijf werken mensen met jaren ervaring in allerlei rollen; van projectmanagers tot softwareontwikkelaars.

Werkgevers weten inmiddels dat medewerkers beter presteren als ze een expliciete verantwoordelijkheid hebben voor een project of taak. Op basis van dit principe zijn dan ook tal van strategieën ontwikkeld om de betrokkenheid van werknemers te vergroten. De 20%-regel van Google is een bekend voorbeeld.

Dit principe geldt evenzeer voor de prestaties bij vrijwilligerswerk: het is belangrijk dat je bedrijfsvrijwilligers verantwoordelijkheid ervaren voor hun bijdrage aan een project. Laat hen zelf onderzoeken hoe ze maatschappelijke organisaties kunnen en willen helpen. Hoe willen ze hun eigen, unieke vaardigheden inzetten voor hun favoriete goede doel – en zo zorgen voor maximale impact? Misschien willen je medewerkers een workshop fondsenwerving organiseren of geven, of een contentkalender voor social media ontwikkelen. Daag organisaties en medewerkers uit om met elkaar in gesprek te gaan, om zo samen de mogelijkheden van vrijwilligerswerk te verkennen.

2. Geef het goede voorbeeld

En hoe zit het met jou? Ja, jij daar, beste lezer! Jij manager, jij hoofd HR, jij lid van de raad van bestuur – of hoe hoog je ook gestegen mag zijn in de zakelijke hiërarchie. Wat ga jij doen om het goede voorbeeld te geven?

Om een mentaliteitsverandering teweeg te brengen in je bedrijfscultuur, kun je als leidinggevende het beste zelf je betrokkenheid laten zien. Noem het een top-down vrijwilligersmentaliteit.

Je medewerkers zullen eerder die noodzakelijke mindset omarmen, als ze zien dat het management het goede voorbeeld geeft. Oftewel: ze willen je zien bijdragen als vrijwilliger!

Hierbij is de rol van interne en externe communicatie essentieel. Elke belanghebbende – in het bedrijf en daarbuiten – moet zien hoe betrokken de leidinggevenden zijn. Zo kan het enthousiasme zich verspreiden in de organisatie, en misschien nog wel verder.

Nieuwsgierig waarom dit zo goed werkt? Dat weet je best. Elk team heeft een inspirerende leider nodig – en dat geldt ook voor bedrijfsvrijwilligerswerk.

3. Werk aan een cultuur van maatschappelijke impact

Aanhakend bij dit laatste punt: je kunt bedrijfsvrijwilligerswerk populairder maken door een echte cultuur van maatschappelijke impact te creëren. Het Australische softwarebedrijf Atlassian doet dat al jaren, met als pièce de résistance de Atlassian Foundation. Deze cultuur is een van de redenen waarom Atlassian in de afgelopen jaren meermaals uitgeroepen is tot Great Place to Work. 

“Wat wij verstaan onder een cultuur van maatschappelijke impact?” Aan het woord is Jan Kaan, voormalig Benelux Channel Manager bij Atlassian. Volgens hem draait bij bedrijfsvrijwilligerswerk “alles om werknemersbetrokkenheid. We weten dat zingeving voor alle medewerkers van belang is – en al helemaal voor millennials. Voor hen is het inspirerend als ze, in aanvulling op hun dagelijkse werkzaamheden, bezig kunnen zijn met <i>purpose</i>. Ze zetten dan vaak net dat stapje extra, zo eenvoudig is het.”

Om een nieuwe gewoonte aan te nemen, moet er een duidelijk startteken zijn. Maar om de gewoonte vol te houden, dient die ook beloond te worden. Hier is het gevoel een nuttige bijdrage te hebben geleverd, de beloning voor het gedrag van de vrijwilliger.

4. Haal ze snel binnen

Uiteindelijk is vrijwilligerswerk een voorbeeld van een activiteit. En regelmatig vrijwilligerswerk kunnen we zien als een gewoonte. Dat komt goed uit, want wat is nu het geval? Nieuwe medewerkers ontwikkelen in het algemeen makkelijk nieuwe gewoontes. Denk maar aan jullie gedragsregels en etiquette, werktijden en vergaderstijlen. Allemaal nieuw gedrag dat een nieuwkomer zich eigen moet maken tijdens de onboarding.

Bij Atlassian “worden nieuwe werknemers, als onderdeel van de inwerkprocedure, gestimuleerd om binnen 60 dagen te beginnen met een vrijwilligersactiviteit”, vertelt Jan Kaan. “Als werknemers tijdens die beginperiode aan de slag gaan met vrijwilligerswerk, is de kans groter dat ze ermee doorgaan.”

Het is dan ook belangrijk dat alle zakelijke activiteiten doortrokken zijn van dit gevoel van zingeving. Je kunt een aanzet geven tot een cultuur van maatschappelijke impact door zingeving op de agenda van je teambijeenkomsten te zetten. Ook kan elk team maatschappelijke KPI's formuleren.

5. Wees realistisch

Wees realistisch, misschien zelfs terughoudend, over wat kan worden bereikt met een programma voor werknemersvrijwilligerswerk. Misschien klinkt dat raar. Je wilt immers dat je programma zo succesvol mogelijk is?

Dat is ook zo. Maar succes kun je op verschillende manieren bereiken. Zo kun je de betrokkenheid aanjagen door regelmatig succesverhalen, tips en suggesties te delen. Maar het heeft absoluut geen zin om je medewerkers gouden impact-bergen te beloven.

Het is beter om te focussen op andere mooie effecten van vrijwilligerswerk. Zo benoemden vrijwilligers die een dag meedraaiden met Deedmob's programma voor werknemersvrijwilligerswerk de volgende positieve aspecten:

● Het is een leuke manier om collega's beter te leren kennen (ook die van andere afdelingen).
● Het is ontspannend om een dag iets anders en waardevols te doen.
● We hebben veel lol gehad samen.
● Je leert mensen kennen met wie je normaal nooit te maken hebt.
● Het is inspirerend om je vaardigheden voor een goed doel in te zetten.

Wat geldt voor veel strategieën voor werknemersbetrokkenheid, doet ook hier opgang: je moet regelmatig experimenteren en bijschaven om je vrijwilligersprogramma aan te laten sluiten bij je medewerkers. We hopen dat je aan de slag gaat met de bovenstaande tips om je programma voor bedrijfsvrijwilligerswerk te laten slagen. Veel succes!