Hoe meer maatwerk te leveren met een online vacaturebank

Vrijwilligerscentrales en welzijnsorganisaties staan soms huiverig tegenover het gebruik van een online vacaturebank. Zij vragen zich af of het maatwerk dat zij leveren aan hun vrijwilligers daarbij verloren zou gaan. Gelukkig hoeft het een het ander niet uit te sluiten en kan automatisering maatwerk juist versterken.

Het is een van de meest gestelde vragen die we bij Deedmob krijgen: "Geweldig, zo'n geautomatiseerde vacaturebank, maar kan ik onze vrijwilligers nog wel persoonlijk begeleiden?

Wij begrijpen die vraag heel goed. In een wereld waarin algoritmes steeds vaker worden gebruikt om mensen met elkaar te verbinden (denk maar aan Facebook), is het niet gek om te stellen dat persoonlijke interacties heel belangrijk zijn. Niet alleen voor het welzijn van mensen, maar ook voor het succes van een project of organisatie.

Wij hebben een direct matchingsysteem gebouwd voor organisaties en vrijwilligers. Organisaties kunnen hun vacatures of eenmalige activiteiten op ons platform plaatsen, geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich hiervoor aanmelden en krijgen desgewenst direct te horen waar en wanneer ze verwacht kunnen worden. In dit geval is er geen tussenpersoon nodig. Alles gebeurt automatisch.

Keuzevrijheid: met of zonder tussenpersoon

Als u het als organisatie niet wenselijk vindt om zonder intermediair te werken - omdat een coördinator essentieel is voor het welslagen van het welzijnswerk of het vrijwilligersproject - kunt u die rol gewoon behouden.

Er zijn veel organisaties die werken met kwetsbare groepen. Er zijn projecten waarbij de vrijwilligers senioren zijn of mensen in de bijstand. En soms zijn het kinderen, mensen met een verstandelijke beperking of nieuwkomers in Nederland die geholpen worden. Om vrijwilligers uit kwetsbare groepen te werven en de veiligheid van deelnemers aan een project te waarborgen, is de rol van een coördinator van groot belang. Wij begrijpen dat het voeren van persoonlijke gesprekken met vrijwilligers en misschien zelfs huisbezoeken door zo'n coördinator taken zijn die dergelijke organisaties niet uit handen willen geven.

En dat hoeft ook niet. Werken met een online vacaturebank kan veel nieuwe vrijwilligers opleveren, zonder dat de screening of persoonlijke begeleiding van vrijwilligers daaronder lijdt. Een automatisch systeem kan met of zonder coördinator worden gebruikt. Het is aan de organisatie zelf om de juiste keuze te maken.

Tijdbesparende opties

Wat is het voordeel van een direct matchingsysteem voor vrijwilligerscentrales of welzijnsorganisaties die regelmatig met een kwetsbare doelgroep werken? Het klinkt misschien vreemd, maar zo'n geautomatiseerde vacaturebank geeft hen juist meer tijd om mensen te ondersteunen.

"Door ons platform te gebruiken, hoeven coördinatoren zich geen zorgen te maken over vrijwilligers die zelfstandig kunnen werken. Zij kunnen hun weg vinden in de online vacaturebank. De tijd die coördinatoren besparen, kunnen zij gebruiken om mensen met een rugzakje te ondersteunen", vertelt Louise, partnership manager bij Deedmob. "Op deze manier ondersteunt een online vacaturebank de taken van coördinatoren. Ons platform biedt allerlei tijdbesparende mogelijkheden: denk aan een eenvoudig overzicht van vrijwilligersgegevens (volgens de regels van de AVG), analysetools voor jaarverslagen en een duidelijk overzicht van openstaande en vervallen vacatures."

Intuïtief en flexibel, uw eigen ontwerp

Een eerste vereiste is dat een online vacaturebank zo intuïtief werkt dat zelfstandige vrijwilligers er gemakkelijk gebruik van kunnen maken. "Veel websites van vrijwilligerscentrales en welzijnsorganisaties zijn verouderd. Er zijn veel pagina's met veel informatie en je moet vaak op veel verschillende knoppen drukken om ergens te komen", zegt Louise. "Onze focus ligt op dit moment echt op het gebruiksvriendelijk maken van het platform. Daardoor krijgen coördinatoren minder mails en telefoontjes van vrijwilligers over dingen die onduidelijk zijn op de site. En het levert meer vrijwilligers op."

Een goed opgezette vacaturebank heeft dus duidelijke voordelen voor zowel vrijwilligers als organisaties. Beide partijen komen makkelijker en sneller met elkaar in contact. En buiten het platform is er ruimte om kwetsbare vrijwilligers goed te begeleiden. Met andere woorden: coördinatoren kunnen zich richten op de mensen die het nodig hebben.

"Deedmob heeft heel goed nagedacht over het productontwerp. We hebben honderden gesprekken gevoerd met coördinatoren om te bepalen welke componenten en functies ze nodig hebben in een online vacaturebank," zegt Louise. In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, kan een geautomatiseerd systeem ook heel flexibel zijn. Elke vrijwilligerscentrale of welzijnsorganisatie kan zijn eigen ontwerp hebben waarin bepaalde onderdelen worden toegevoegd, verplaatst of weggelaten. Alles om het de coördinatoren en vrijwilligers zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Hoe maak je nog beter gebruik van een online vacaturebank

Als partnermanager heeft Louise nog een paar tips voor goede doelen en vrijwilligerscentrales om de geautomatiseerde vacaturebank zo effectief mogelijk te gebruiken (en dus meer tijd te hebben voor maatwerk):

- Hou je inbox en beheerder dashboard in de gaten.

"Hier vindt u een overzicht van alle aanvragen en berichten van vrijwilligers. Zo kun je een vast tijdstip kiezen om zowel het overzicht als de berichten te bekijken en erop te reageren."

- Vervallen vacatures.

"In veel gevallen zien vrijwilligers nog wel vervallen vacatures, maar kunnen ze er niet meer op reageren. Dat is niet alleen rommelig, maar frustreert vrijwilligers soms ook. Binnen ons systeem krijgen goede doelen twee maanden na het aanmaken van een vacature een bericht: als je de vacature wilt behouden, moet je hem binnen zeven dagen verlengen, anders vervalt hij. Uiteraard kan de organisatie een verlopen vacature eenvoudig weer activeren."

- Bijhouden wie wel en wie niet naar een activiteit is geweest.

"Het is vervelend als je op een bepaald aantal vrijwilligers rekent, maar mensen komen niet opdagen. Je kunt in ons systeem makkelijk aangeven wie van de aangemelde vrijwilligers wel of niet aanwezig is geweest. Zo weet je bij een volgende activiteit beter waar je aan toe bent."

‍