Post | August 2019 | 4 min lezen

Hoe je met een online vacaturebank meer maatwerk levert

Door Splinter Dreesmann
Workshop at Deedmob

Vrijwilligerscentrales en welzijnsorganisaties zijn soms huiverig om een online vacaturebank in te zetten. Ze vragen zich af of het maatwerk dat ze voor hun vrijwilligers leveren op die manier verloren gaat. Gelukkig hoeft het één het ander niet uit te sluiten en kan automatisering het maatwerk juist versterken.


Het is een van de meest gestelde vragen die we bij Deedmob krijgen: ‘Prachtig, zo’n geautomatiseerde vacaturebank, maar kan ik onze vrijwilligers nog wel persoonlijk begeleiden?’ 


Wij begrijpen die vraag heel goed. In een wereld waarin steeds meer gebruik wordt gemaakt van algoritmes om mensen met elkaar in contact te brengen (denk alleen al aan Facebook), is het niet gek om te bepleiten dat persoonlijke interacties heel belangrijk zijn. Niet alleen voor het welzijn van mensen, maar ook voor het succes van een project of organisatie. 


Wij bouwden een direct matchingsysteem voor organisaties en vrijwilligers. Organisaties kunnen hun vacatures of eenmalige activiteiten op ons platform zetten, geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich daarvoor aanmelden en krijgen desgewenst meteen te horen waar en wanneer zij verwacht worden. Er is in dit geval geen tussenpersoon nodig. Alles verloopt automatisch.


Keuzevrijheid: met of zonder tussenpersoon 


Als je het als organisatie niet wenselijk vindt om zonder tussenpersoon te werken - omdat een coördinator essentieel is voor het succes van het welzijnswerk of vrijwilligersproject - kun je die rol gewoon behouden. 


Er zijn veel organisaties die met kwetsbare groepen werken. Zo zijn er projecten waarin senioren of bijstandsgerechtigden de vrijwilligers zijn. En soms zijn het kinderen, mensen met een verstandelijke beperking of nieuwkomers in Nederland die geholpen worden. Om vrijwilligers te werven onder kwetsbare groepen en om de veiligheid van deelnemers in een project te waarborgen is de rol van een coördinator van groot belang. Wij begrijpen dat het voeren van face-to-face gesprekken met vrijwilligers en misschien zelfs het afleggen van huisbezoeken door zo’n coördinator taken zijn die dergelijke organisaties niet willen stopzetten.


En dat hoeft ook niet. Het werken met een online vacaturebank kan veel nieuwe vrijwilligers opleveren, zonder dat de screening of persoonlijke begeleiding van vrijwilligers daaronder leidt. Een automatisch systeem kan zowel met als zonder coördinator worden toegepast. Het is aan de organisatie zelf om daar een passende keuze in te maken.


Tijdbesparende opties


Wat is voor vrijwilligerscentrales of welzijnsorganisaties die regelmatig met een kwetsbare doelgroep werken dan het voordeel van een direct matchingssysteem? Het klinkt misschien gek, maar ze hebben door zo’n geautomatiseerde vacaturebank juist meer tijd voor het begeleiden van mensen. 


“Door het toepassen van ons platform hoeven coördinatoren zich niet bezig te houden met vrijwilligers die zelfstandig kunnen werken. Zij vinden hun weg wel in de online vacaturebank. De tijd die coördinatoren daarmee besparen kunnen ze stoppen in het begeleiden van mensen met een rugzakje”, vertelt Louise, partnership manager bij Deedmob. “Zo ondersteunt een online vacaturebank de taken van coördinatoren. Ons platform biedt allerlei tijdbesparende opties: denk aan een makkelijk overzicht van vrijwilligersgegevens (volgens de regels van de AVG), analysetools voor jaarverslagen en een duidelijk overzicht van openstaande en verlopen vacatures.”


Intuïtief en flexibel, een eigen design


Voorwaarde is wel dat een online vacaturebank dusdanig intuïtief werkt dat zelfstandige vrijwilligers er makkelijk mee uit de voeten kunnen. “Veel websites van vrijwilligerscentrales en welzijnsorganisaties zijn verouderd. Er zijn veel pagina’s met veel informatie en moet je vaak op een hoop verschillende knoppen drukken om ergens te geraken”, vertelt Louise. “Onze focus ligt op dit moment echt bij het gebruiksvriendelijk maken van het platform. Daardoor krijgen coördinatoren minder e-mails en telefoontjes van vrijwilligers over onduidelijkheden op de site. En er worden meer vrijwilligers door binnengehaald.”


Een goed ontworpen vacaturebank heeft dus duidelijke voordelen voor zowel de vrijwilligers als de organisaties. Beide partijen komen makkelijker en sneller met elkaar in contact. En buiten het platform om is er ruimte om kwetsbare vrijwilligers goed te kunnen begeleiden. Met andere woorden: coördinatoren kunnen de focus leggen op de mensen die het nodig hebben.


“Deedmob heeft ontzettend goed nagedacht over het productdesign. We hebben honderden gesprekken met coördinatoren gevoerd om te bepalen welke onderdelen en handigheidjes zij in een online vacaturebank nodig hebben”, aldus Louise. In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden kan een geautomatiseerd systeem ook nog eens heel flexibel zijn. Iedere vrijwilligerscentrale of welzijnsorganisatie kan een eigen design krijgen waarin bepaalde onderdelen worden toegevoegd, verplaatst of juist worden weggelaten. Alles om het coördinatoren en vrijwilligers zo eenvoudig mogelijk te maken.


Zo maak je nog beter gebruik van een online vacaturebank


Als partnership manager heeft Louise nog een aantal tips voor goede doelen en vrijwilligerscentrales om de geautomatiseerde vacaturebank zo effectief mogelijk te gebruiken (en daardoor meer tijd over te houden voor maatwerk):


  • Blijf je inbox en beheerders dashboard in de gaten houden. 


“Hier vind je een overzicht van alle aanmeldingen en berichten vanuit vrijwilligers. Zo kun je een vast moment van de dag kiezen om het overzicht, zowel als de berichten te bekijken en beantwoorden.”


  • Vervallen vacatures. 


“In veel gevallen, zien vrijwilligers vervallen vacatures nog wel staan, maar kunnen er niet meer op reageren. Dat is niet alleen slordig maar frustreert vrijwilligers soms ook. Binnen ons systeem krijgen goede doelen twee maanden na het aanmaken van een vacature een melding: als je de vacature wilt behouden dan moet je deze binnen zeven dagen vernieuwen, anders verloopt ‘ie. Uiteraard kan de organisatie een verlopen vacature wel makkelijk opnieuw activeren.”


  • Houd bij wie er wel en niet bij een activiteit is geweest. 


“Het is vervelend als je rekent op een bepaald aantal vrijwilligers, maar er mensen zijn die niet komen opdagen. Je kunt in ons systeem makkelijk aangeven wie van de aangemelde vrijwilligers wel en niet aanwezig was. Zo weet je bij een volgende activiteit beter waar je aan toe bent.”