Bedrijfsvrijwilligerswerk: Lessen van het beste programma in de stad

We spraken met onze goede vriend Jan Kaan, Benelux Channel Manager bij Atlassian, over het geheime recept voor hun bedrijfsvrijwilligersprogramma. Atlassian is een Australische softwareleverancier die bekend staat om werkplek-tools als Trello en Jira. In hun EMEA-kantoor in Amsterdam werken ongeveer 150 mensen, van wie 75 procent minstens één keer per jaar meedoet aan bedrijfsvrijwilligerswerk. Dat is het hoogste deelnamepercentage dat we tot nu toe bij een bedrijf hebben gezien!

In dit interview met Jan bespreken we waarom vrijwilligerswerk de betrokkenheid van werknemers vergroot, hoe Atlassian hun bedrijfsvrijwilligersprogramma heeft opgebouwd en welke stappen u kunt nemen om een cultuur van sociale impact in uw bedrijf te creëren.

Waarom is een vrijwilligerscultuur op het werk zo belangrijk voor de betrokkenheid van werknemers?

"Er is een reden waarom we steeds weer prijzen winnen voor Great Place to Work. Het vrijwilligerswerk van het bedrijf heeft te maken met de betrokkenheid van werknemers. Vanuit het perspectief van medewerkersbetrokkenheid weten we dat elke medewerker op zoek is naar een doel - vooral millennials. Zij vinden het heel inspirerend als u hen een doel biedt dat een aanvulling vormt op hun dagelijkse werk. Het zal je medewerkers helpen om een stapje extra te zetten voor hun baan - zo simpel is het."

Jan legt uit dat vrijwilligerswerk ook heel leuk is.

"Als kind groeide ik op met het idee dat het belangrijk is om bij te dragen aan je gemeenschap. Ik begon ongeveer 10 jaar geleden met koken voor daklozen bij het Leger des Heils. Ik was echt bang omdat ik niet wist wat ik kon verwachten. Ik had een beeld in mijn hoofd van dronken daklozen. Maar, dat was het niet. Het was een hartverwarmende ervaring. Het zette me aan het denken, ik kan meer van dit doen. Maar het kostte me veel moeite om mogelijkheden te vinden en ze in mijn drukke schema in te passen, dus ik deed het maar een of twee keer per jaar. Ik deed niet alleen vrijwilligerswerk bij het Leger des Heils, maar ook bij het Rode Kruis, de Zonnebloem, en vele anderen. Pas toen ik bij Atlassian kwam, waar ik 5 dagen per jaar vrijwilligerswerk mocht doen, realiseerde ik me dat ik veel meer vrijwilligerswerk kon doen.

Vrijwilligerswerk doen met je collega's als teamactiviteit geeft ongelooflijk veel energie. Het geeft ook veel meer voldoening dan wat dan ook. Het geeft je een veel beter gevoel dan iets dat mensen al een ziljoen keer in hun leven hebben gedaan, zoals karten of laser-tag. Bedrijfsvrijwilligerswerk hoeft helemaal niet veel geld te kosten. Ga gewoon naar een bejaardentehuis, ga naar een school om kinderen les te geven, of kijk op Deedmob, zo makkelijk is het.

Voordat ik bij Atlassian kwam werken, dacht ik niet dat vrijwilligerswerk binnen het bedrijf zo belangrijk was. Ik had nooit verwacht dat de social impact cultuur echt zo geweldig zou zijn - voor mij persoonlijk, maar ook voor mijn collega's."

Wat is er anders aan de vrijwilligerscultuur van Atlassian?

"Er is een groot verschil tussen de sociale impactcultuur van Atlassian en de vorige bedrijven waar ik heb gewerkt. Het belangrijkste van een vrijwilligersprogramma van een bedrijf is het doel ervan. Bij veel bedrijven bestaat het vrijwilligersprogramma alleen om hun reputatie op te krikken. Erg ouderwets MVO. Het is gewoon voor hun PR propaganda en ze leven niet echt naar de waarden van het teruggeven aan de gemeenschap.

Bij een vorige baan, deden we veel voor kansarme kinderen, maar het voelde alsof het voor de show was. Hebben we echt iets bereikt? Achteraf gezien waarschijnlijk niet zo veel. Zeker als ik het vergelijk met wat we bij Atlassian doen en wat veel andere geweldige bedrijven tegenwoordig doen. Steeds meer bedrijven zetten het teruggeven aan de gemeenschap centraal."

Waarom denkt u dat het vrijwilligersprogramma van Atlassian zo succesvol is?

"Het vergt een inspanning om bedrijfsvrijwilligerswerk te laten gebeuren. Je kunt niet zomaar zeggen 'hoi medewerkers, we moedigen jullie aan om vrijwilligersevenementen te doen' of 'jullie kunnen nu een dag vrij nemen om vrijwilligerswerk te doen'. Het is niet vanzelfsprekend dat mensen hun 5 dagen gebruiken om iets goeds te doen, zeker niet onder onze werknemers. We hebben veel expats in dienst die geen enkele kennis hebben van de lokale NGO's of sociale kwesties. Je moet hen dus echt ondersteunen en in staat stellen om bij te dragen aan de lokale gemeenschap.

Het belangrijkste is dat een bedrijfsvrijwilligersprogramma moet worden aangestuurd. Onze Foundation Council is die drijvende kracht, waarvan ik het hoofd ben. Er zijn vijf leden in elke lokale Foundation Council. Lidmaatschap is volledig vrijwillig, wat betekent dat we er geen uren voor krijgen en dat er geen geoormerkte FTE's zijn in ons kantoor in Amsterdam. Iedereen kan zich aanmelden om lid te worden, maar onze aanmeldingsprocedure is streng en we eisen dat iedereen een vrijwilligersproject heeft. Het moet een klein en effectief team zijn. Ik vind het ontzettend verslavend om aan projecten van de Stichtingsraad te werken.

Als gevolg daarvan is vrijwilligerswerk en iets terugdoen hier volledig verankerd. We moedigen elke nieuwe werknemer sterk aan om binnen hun eerste 60 dagen bij Atlassian vrijwilligerswerk te doen als onderdeel van de onboarding van werknemers. Wanneer mensen in hun eerste dagen vrijwilligerswerk doen, is de kans het grootst dat ze vrijwilligerswerk blijven doen en iets teruggeven.

Zonder de Stichtingsraad zouden we het deelnamepercentage van 70 procent niet halen. We moeten de aandacht trekken. Mensen hebben het altijd druk met hun werk, en ook al weten ze dat ze vrijwilligerswerk kunnen doen, je moet ze altijd dat extra duwtje in de rug geven door te zeggen: "Hé, dit is de kans, heb je interesse? Meld je hier aan'.

We zijn de nummer 1 presterende regio binnen Atlassian, en ik denk dat dat komt omdat we echt bovenop de mensen zitten."

Is het dan een top-down proces om mensen aan bedrijfsvrijwilligerswerk te laten doen?

"Nee, nee, nee! Het is vooral bottom-up. Mensen in hun teams hebben een idee, wij creëren er een kans uit en het is door mond-tot-mondreclame en het Deedmob-platform dat mensen erover praten en zich aanmelden voor het vrijwilligersevenement. Er zit dus een heel sociaal element aan.

De Stichtingsraad faciliteert bottom-up vrijwilligerswerk. Als een medewerker een idee heeft, gaan we samen met het team van Deedmob onderzoeken of dat soort vrijwilligerswerk mogelijk is. Maar we vragen mensen ook om zelf tijd te investeren om de juiste kans te vinden.

Ik denk dat elk initiatief dat we het afgelopen jaar hebben genomen hier is gestart, door onze mensen is verkend en door onze mensen is uitgevoerd. Een stichtingsraad die weet wat voor soort vrijwilligerswerk mogelijk is, vergemakkelijkt het proces en beheert de verwachtingen van de medewerkers."

Als u bij een nieuw bedrijf een vrijwilligersprogramma van de grond af aan zou kunnen beginnen, hoe zou u dat dan doen?

"Ik ben blij met veel dingen van de Atlassian Foundation Council, maar er is altijd ruimte voor verbetering. Ik zou zeker een klein team samenstellen om het initiatief te sturen en vrijwilligerswerk opnemen in de onboarding van werknemers. Voor verbeteringen zou ik een opt-out in plaats van een opt-in voor bedrijfsvrijwilligersactiviteiten hebben. Ik vind dat iedereen een keuze moet hebben, maar soms zijn mensen gewoon te overweldigd of te lui om zichzelf in te zetten. In de onboarding benadruk ik de vrijwilligersactiviteiten. Maar ik begrijp heel goed dat dit gemakkelijk vergeten kan worden. Vooral als je in een nieuw land bent en een 3-4 daagse workshop hebt vol informatie over je nieuwe bedrijf. Wij zijn een bedrijf dat een hypergroei kent, met een groei van 40-50 procent per jaar, wat betekent dat we veel mensen aannemen, en het is erg moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van het vrijwilligersprogramma van het bedrijf en deze waarden naleeft.

Dus dit zou er als volgt uitzien: "welkom bij je nieuwe bedrijf, dit is je welkomstpakket en je staat gepland om in je 5e week te gaan koken voor daklozen of een gastles te geven over coderen op een school. Nieuwe mensen in het bedrijf gaan gewoon met de stroom mee.

Het helpt ook echt als een van de jaarlijkse teamactiviteiten een bedrijfsvrijwilligersactiviteit is. We doen dit door teamleiders aan te moedigen deze optie te evalueren.

Een opt-out methode zou een geweldige manier zijn om mensen direct te betrekken bij de gemeenschap. We hebben ons onderzoek gedaan en zien dat als iemand al meer dan drie jaar bij Atlassian werkt en nog nooit vrijwilligerswerk heeft gedaan, het ongelooflijk moeilijk is om ze zover te krijgen. Ik zie nieuwe mensen meedoen aan de vrijwilligersactiviteiten van het bedrijf, omdat ze zien dat iedereen in hun team het doet."

Hoe voegt Deedmob waarde toe aan uw werk?

"Het is geweldig. Ik heb zelf niet alle informatie over lokale NGO's. Ik kan ook niet zien wat de persoonlijke interesses van mensen zijn zonder dat ze me dat vertellen. Ik kan zoveel outreaches doen, maar als we mensen gewoon zelf laten zoeken naar mogelijkheden voor bedrijfsvrijwilligerswerk op jullie platform - dan kunnen ze vinden wat ze willen. En daar hoef ik me niet mee te bemoeien. Dat is het moment waarop het multiplicatoreffect van onze werkactiviteiten echt zijn intrede doet.

We gebruiken Deedmob ook om één centrale plek te hebben waar al onze vrijwilligerswerkmogelijkheden te vinden zijn. Dit is ideaal voor nieuwe medewerkers die rond willen snuffelen naar mogelijkheden waar ze misschien langs willen komen!"

Hoe uw bedrijf een geweldige werkgever kan worden zoals Atlassian

Deedmob helpt organisaties hun werknemersbetrokkenheid te vergroten door middel van bedrijfsvrijwilligerswerk. Om uit te vinden wat wij kunnen doen om u te helpen uw doelen te bereiken, klik hieronder en vraag een demo aan 🌈

‍